Mitä ovat Outlookin PST-tiedostot ja miksi niitä käytetään… vai ei?

Selittäjä

Tekijä:Steve Krause

Viimeksi päivitetty27. lokakuuta 2021

Melkein kaikki, joiden kanssa puhun työpaikalla, valittavat yrityksen sähköpostitilinsä koosta. Normaalisti se ei ole ongelma (mutta ihmiset valittavat silti), koska kun postilaatikko lähestyy rajaansa, useimmat sähköpostipalvelimet (kuten Microsoft Exchange) varoittavat käyttäjää, jotta he voivat puhdistaa postilaatikon ennen palvelin panee täytäntöön niiden kokorajoituksia rajoittamalla lähettämistä/vastaanottoa palvelimelta.

Nyt tämä kaikki on Fine ja Dandy, KUIN… menet lomalle muutamaksi päiväksi, sähköpostin kokovaroitukset tulevat ja menevät, ja sitten bam! Postilaatikkosi on täynnä, etkä voi enää lähettää/vastaanottaa sähköpostia matkapuhelimellasi tai edes OWA: sta (Outlook Web Access). Olen saanut puhelun miljoona kertaa. iPhoneni ei voi lähettää sähköposteja, apua!

• Eli mikä neuvoksi?
• Onko näihin riittämättömän kokoisiin postilaatikoihin ratkaisua?
• Mitä minun pitäisi tehdä ennen lomalle lähtöä?

Nyt esittelen sinulle surullisen kuuluisan (IT: n mukaan) Outlookin PST-tiedosto.

Mitä ovat Outlookin .PST-tiedostot?

• Outlook Data Files tai Microsoft Outlook .PST-tiedostoja (niin kuin ne tunnetaan paremmin) voidaan luoda käyttämällä Microsoft Outlook siirtää tai kopioida sähköpostit ja liitteet palvelimen postilaatikkotilistä paikalliseen PC. Pohjimmiltaan se on paikallinen arkisto- tai tallennustiedosto, jonka luot tallentaaksesi sähköpostit ja liitteet tietokoneesi kiintolevylle, USB-asemaan tai palvelimen osuuteen (riippuen siitä, missä luot ja tallennat sen).

Kuinka paljon voit tallentaa Outlookin .PST-tiedostoja?

• Ennen Outlook 2003/2007:ää .PST-tiedostot pystyivät tallentamaan vain 2 gigatavua sähköpostia ja liitteitä. Outlook 2003:ssa ja Outlook 2007:ssä muoto muuttui, jolloin .PST-tiedostot voivat kasvaa tarpeen mukaan yli 20 gigatavuun, ellei oletusarvo ole kokoonpanoa muutetaan.
• Rehellisesti, älä anna heidän saada 20 keikkaa. Se on a paljon parempi idea pitää .PST-tiedostosi enintään muutaman keikan suuruisina. Jos tarvitset lisää tallennustilaa, luo uusi .PST-tiedosto luomisen sijaan valtava .PST-arkistot. Mitä suurempia .PST-tiedostoja on, sitä suurempi on korruption ja tietojen menetyksen mahdollisuus (ja sitä vaikeampaa on varmuuskopioida pahat pojat.) Voit liittää niin monta .PST-tiedostoa tiedostot Outlook-asiakasohjelmaan tarpeen mukaan, joten erota sähköpostisi loogisesti useisiin .PST-tiedostoihin, jos haluat tallentaa enemmän kuin muutaman GIG: n vanhoja sähköposti.
• VINKKI – Jos käytät .PST-tiedostoja vanhojen sähköpostien arkistointiin, pakkaa ne, kun olet kopioinut kaikki vanhat tiedot niihin. Sähköposti on yleensä vain tekstiä, joten se pakkaa ERITTÄIN hienosti.

Miten voin luoda Outlookin .PST-tiedostoja?

• Se on HELPPOA, tässä on muutamia ohjeita Outlook 2007, 2013, ja 2016.

Miksi käyttää/luoda .PST-tiedostoja? Edut?

Postilaatikon koko

• Muistatko tämän artikkelin ensimmäisen kappaleen? Useimmat sähköpostin ylläpitäjät rajoittavat yritysten postilaatikoiden kokoa. Mitä suurempi postilaatikko, sitä enemmän levytilaa he tarvitsevat, sitä enemmän he tarvitsevat varmuuskopioita JA sitä enemmän AIKAA he tarvitsevat varmuuskopiointiin.
• Jos olet sähköpostipakkaus (kuten minä), 200 megatavun postilaatikko ei vain leikkaa sitä. Siellä .PST-tiedostot tulevat sisään. Luo vain .PST-tiedosto ja vedä ja pudota sähköpostisi siihen. Ne toimivat aivan kuten tavalliset postilaatikkokansiot Outlookissa. Raahaa ja pudota. Se on yksinkertaista! Foorumi>.
• Windows Searchin uusimmat versiot indeksoivat postilaatikkosi JA kaikki paikalliset .PST-tiedostot (konfiguroitavissa) jotka mahdollistavat lähes välittömän pääsyn kaikkiin sähköposteihin Microsoftin sisäänrakennettujen hakuominaisuuksien avulla Näkymät.

Varmuuskopiointi ja katastrofipalautus

• Jos sinulla ei ole (tai luota) sähköpostin järjestelmänvalvojaa, joka tekee säännöllisesti varmuuskopioita sähköpostipalvelimestasi, kopioi sähköpostisi (kyllä, sinun ei tarvitse SIIRRÄ postit .PST-tiedostoihin, voit myös kopioida sen) paikalliseen .PST-tiedostoon on nopea ja helppo tapa varmistaa, että sähköpostisi on palautettavissa palvelimen DR. skenaario.

Siirrettävyys

• .PST-tiedostot tekevät sähköpostista kannettavan. Oletetaan esimerkiksi, että haluat siirtää sähköpostin postilaatikosta toiseen. Esimerkiksi vaihtaessasi työpaikkaasi ja haluat tuoda vanhan sähköpostin. Tai ehkä vaihdat isäntäpalveluntarjoajaa. TAI haluat ehkä kopioida henkilökohtaisen ja työsähköpostisi .PST-tiedostoon, säilyttää sitä pienellä USB-asemalla ja pitää sitä aina mukanasi. Kuten sanoin, .PST-tiedostot pitävät sähköpostin erittäin kannettavana. Ja kyllä, niin on myös GMAIL-tili, mutta tämä artikkeli ei koske GMAILia :)

Turvallisuus

• Tiesitkö, että on lähes mahdotonta seurata/tarkistaa, lukeeko IT-henkilösi/osastosi sähköpostisi? "Arkaluonteisen" tai "luottamuksellisen" sähköpostin siirtäminen pois sähköposti-/ Exchange-palvelimesta paikalliseen .PST-tiedostoon lisää suojaustasoa.
• merkintä: Useimmat IT-osastot pystyvät nappaamaan .PST-tiedostosi tietämättäsi suoraan työpaikan kiintolevyltäsi. Tämän vuoksi lisäsuojaus tietokoneen kiintolevylle on välttämätöntä. Kirjoitan artikkelin tästä aiheesta pian, mutta katso nyt Tämä artikla. Se on vähän "Nörtti", joten jatkan sitä pian artikkelilla, joka selittää muutamia vaihtoehtoja .PST-tiedostojen suojaamiseen.

Mitä haittapuolia on .PST-tiedostojen käyttämisessä?

Etäyhteys

• Kun posti on siirretty .PST-tiedostoon, se ei ole enää saatavilla palvelimella käyttämällä etäkäyttösovelluksia, kuten OWA tai matkapuhelimia, jotka SYNKRONOIVAT postilaatikkosi kanssa. Jotta voit käyttää .PST-tiedostojen sähköpostia, sinun on käytettävä täydellistä Microsoft Outlook Client -ohjelmaa. Pieni USB-asema voi auttaa näissä tilanteissa. Se ei kuitenkaan ole vielä yhtä kätevää kuin sähköpostin jättäminen palvelimelle.

Ihmiset eivät pidä sinusta, ja on mahdollista, että saatat menettää työpaikkasi

• .PST-tiedostot ajan mittaan (riippuen siitä, kuinka monta sähköpostiviestiä vastaanotat/säilytät) voivat viedä PALJON tilaa paikalliselta tietokoneeltasi tai palvelimen osuudesta riippuen niiden tallennuspaikasta. IT-miehet vihaavat kaikkea, mikä saa heidät työskentelemään minkä tahansa parissa, ellei se ole heidän ansioluettelonsa rakentamista, joten suuren määrän datan sijoittaminen jonnekin, mikä vaatii heiltä lisää levytilaa, järkyttää heitä.
• Yrityksen lakiasiat ja useimmat tietueenhallintaosastot eivät pidä .PST-tiedostoista, koska niiden avulla loppukäyttäjä voi helposti sivuuttaa tai ohittaa yrityksen asiakirjojen säilytys-/hävittämiskäytännöt.
• Yritysten tietoturvatiimit eivät myöskään pidä .PST-tiedostoista, koska lakimies pyytää heitä niin palauttaa tietoja oikeusjuttua tai haastetta varten, .PST-tiedostot voivat ärsyttää tietojen kustannuksia ja vaivaa elpyminen.

Järjestelmän ja aivojen suorituskyky

• Mitä enemmän sähköpostia sinulla on, sitä enemmän sinun ja tietokoneesi tarvitsee seurata ja käsitellä niitä.
• Koska Windows-haku (tai jokin muu sähköpostin/järjestelmän indeksointiohjelma) indeksoi enemmän sähköposteja ja liitteitä, hakemistosi on suurempi ja hakusi kestää kauemmin.

Joten toivottavasti vastasin kaikkiin kysymyksiisi Microsoft Outlookin .PST-tiedostoista ja kerroin korkean tason eduista ja haitoista. Mutta jos minulta jäi jotain huomaamatta, voit jättää kommentin tai lähettää kysymyksesi foorumi.

Miten

Kuinka löytää Windows 11 -tuoteavain

Jos sinun on siirrettävä Windows 11 -tuoteavain tai vain tehtävä käyttöjärjestelmän puhdas asennus,...

Miten

Kuinka tyhjentää Google Chromen välimuisti, evästeet ja selaushistoria

Chrome tallentaa selaushistoriasi, välimuistisi ja evästeet erinomaisesti, jotta se optimoi selaimesi suorituskyvyn verkossa. Hänen tapansa...

Tarjoukset

Myymälähintojen vastaavuus: Kuinka saada verkkohinnat kaupassa tehdessäsi ostoksia

Myymälästä ostaminen ei tarkoita, että sinun pitäisi maksaa korkeampia hintoja. Hintavastaavuustakuiden ansiosta saat verkkoalennuksia tehdessäsi ostoksia...