Kuinka tehdä kannettava asiakirjamuotoarkisto (PDF / A)

PDF / A on Adoben Portable Document Format (PDF) -standardin tiukat vaatimukset, joita Yhdysvaltain liittovaltion tuomioistuimet vaativat PDF-asiakirjojen esittämistä ja arkistointia (josta A-kirjain tulee). Tässä on yksinkertainen tekniikka PDF / /, jonka tuomioistuin hyväksyy.

PDF / A: n taustalla oleva käsite on yksinkertainen, mutta eri valmistajien tarjoamat ohjeet ovat kammottavia. Tämä on helppo tapa tehdä se. Esimerkiksi käytän Adobe Pro 9.3: ta, mutta tämä toimii Adobe Standard 7: ssä ja uudemmissa. Mitä korkeampi versio, sitä parempi.

Avaa ensin PDF, jonka haluat muuntaa PDF / A-tiedostoksi. Pinnalla tavallinen PDF ja PDF / A näyttävät samalta. Erot ovat konepellin alla.

Valitse Tiedosto / Tallenna nimellä ”Post skripti”. Sillä on .ps-laajennus.

Sulje nyt PDF ja avaa Acrobat Distiller.

Valitse Asetukset / Muokkaa Adobe PDF -asetuksia.

Siirry Fontit-kohtaan ja varmista, että upotat kaikki fontit asiakirjaasi. Tässä tapauksessa olen jo upottanut omaani.

Avaa nyt PDF.ps-tiedosto. Vain avaamalla Distiller muuntaa sen automaattisesti yhteensopivaksi PDF / A-tiedostoksi.

Mutta onko se todella vaatimusten mukainen? Tarkistetaan.

Avaa äskettäin luotu PDF-tiedosto Adobe Prossa (tai Standard) ja suorita Preflight siirtymällä kohtaan Advanced / Preflight.

Nyt analysoi. Valitse PDF / A-1b, ellei tuomioistuin pyydä toisin.

Ei ongelmia! Liittovaltion tuomioistuimet hyväksyvät sen. Tarkista maasi hallitukselta - jos asut Yhdysvaltojen ulkopuolella - nähdäksesi, onko PDF / A muodossa, jota sen tuomioistuimet vaativat.

Jos sinä tai yrityksesi tekee liittovaltion työtä, tämä uusi PDF / A-arkistointia koskeva vaatimus vaikuttaa ehdottomasti siihen, miten luot ja käsittelet PDF-dokumentteja.