Ohjeet sähköpostien suojaamiseen Outlook 2010: n ja Microsoft RMS: n avulla

Kun lähetät jollekin yksityisen tai luottamuksellisen sähköpostin ja haluat varmistaa, että hän ei lähetä sitä vahingossa (tai tarkoituksella), Outlook 2010: ssä on ominaisuus siihen. Käyttöoikeusasetuksilla voit säätää sähköposteja niin, että niiden kopioiminen, tulostaminen, jakaminen tai edelleenlähettäminen on vaikeampaa. RMS (Rights Management Services) poistaa jopa sisäänrakennetun Windows-näytön tulostusominaisuuden (vaikka Snagit ja muut kuvakaappaussovellukset toimivat edelleen).

RMS tai IRM (Information Rights Management), kuten Microsoft kutsuu, se ei välttämättä ole jotain uutta. Outlook 2010: n kanssa Microsoft kuitenkin helpottaa ja yksinkertaistaa RMS: n käyttöä kotona. Tarvitset vain MS Office ja Outlook 2010 (tai 2007.) Katsotaanpa perustelut.

Kuinka tehdä sähköpostista vaikeampi jakaa edelleen, kopioida, tulostaa tai jakaa Office Outlook 2010: ssä

1. Outlook 2010: ssä Klikkaus Koti välilehti, sitten Klikkaus Uusi sähköposti -painiketta kuten silloin, kun kirjoitat yleensä uuden viestin.

2. Uudesta viesti-ikkunasta KlikkausTiedosto> Tiedot> Aseta oikeudet> Älä lähetä edelleen.

3. Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun teet tämän, näet Information Rights Management Service (IRM) -ponnahdusikkunan. Tämän ominaisuuden käyttämiseksi tarvitaan Windows Live tili; voit asettaa yhden klo https://signup.live.com/. Ohjeet ovat kaikki näytöllä, kun määrität tietooikeuksien hallintapalvelun. Napsauta vain valitsemalla sinua kuvaavat vaihtoehdot.

4. IRM-prosessin viimeinen vaihe on kirjautuminen sisään Windows Liven käyttöoikeustiedoilla. Vaikka se ei ole niin turvallinen, voit välttyä vaivalta valitseminen Tallenna sähköpostiosoitteeni ja salasanani vaihtoehto. KlikkausMerkkisisään jatkaa.

5. Klikkaus Windows Live käyttäjä olet juuri kirjautunut sisään; mukavuuden vuoksi KlikkausKäytä aina tätä tiliä ja sitten Klikkauskunnossa saada valmiiksi. Siirry takaisin käyttöoikeuksien välilehteen Varmista että Älä eteenpäin On tarkistettu, minkä pitäisi olla, koska yritimme valita sen aikaisemmin.

Siinä kaikki on siinä. Nyt kun lähetät sähköpostia, voit nopeasti palata takaisin sisään ja muuttaa Älä lähetä -vaihtoehto vaiheesta 2. Olet keskustelun omistaja ja omistat täydet käyttöoikeudet, mutta Microsoft kuvaa sitä parhaiten:

Vastaanottajat voivat lukea tämän viestin, mutta eivät voi välittää, tulostaa tai kopioida sisältöä. Keskustelun omistajalla on täysi lupa viestiin ja kaikkiin vastauksiin. Luvan myöntänyt: [email protected] (passi)

Muista, että tämä ei estä 100% ihmisiä jakamasta tietoja siitä, mistä lähetät heille sähköpostia; se vain vaikeuttaa sitä. Huomaa myös, että kun vastaanottaja vastaanottaa sähköpostin, hänen on luotava tai kirjauduttava sisään käyttämällä Windows Live -tili, koska näin Microsoft käyttää RMS-järjestelmää RMS-suojattujen käyttöoikeuksien määrittämiseen sähköposteja.