Mitä Outlook PST-tiedostot ovat ja miksi käyttää niitä… vai ei?

Lähes jokainen, jonka kanssa työssä puhun, valittaa heidän yrityksen sähköpostitilin koosta. Yleensä se ei ole ongelma (mutta ihmiset valittavat silti), koska suurin osa postilaatikon lähestyessä sitä on rajoitettu sähköpostipalvelimet (kuten Microsoft Exchange) varoittavat käyttäjää, jotta hän voi puhdistaa postilaatikon ennen palvelin pakko tehdä niiden kokorajoitukset rajoittamalla lähettämistä / vastaanottamista palvelimelta.

Nyt, kaikki on hienoa ja Dandy-AJOA... menet lomalle muutamaksi päiväksi, nämä sähköpostikoon varoitukset tulevat ja menevät, ja sitten KABOOM !!! Postilaatikko on täynnä, etkä voi enää lähettää / vastaanottaa sähköpostia matkapuhelimelta tai jopa OWA: lta (Outlook Web Access). Olen vastaanottanut puhelun miljoona kertaa. IPhone ei voi lähettää sähköpostia, ohje!

• Eli mikä neuvoksi?
• Onko näille riittämättömän koon postilaatikoille ratkaisu?
• Mitä minun pitäisi tehdä ennen lomalle lähtöä?

Nyt esitän sinulle surullisen (IT: n mukaan) Outlook PST-tiedosto.

Mitä ovat Outlook .PST-tiedostot?

• Outlook-datatiedostot tai Microsoft Outlook .PST-tiedostot (koska ne ovat paremmin tunnettuja) voidaan luoda käyttämällä Microsoft Outlook siirtää tai kopioida sähköpostia ja liitteitä palvelinpostilaatikkotililtäsi paikallisellesi PC. Pohjimmiltaan se on luomasi paikallinen arkisto- tai tallennustiedosto, jonka avulla voit tallentaa sähköposteja ja liitteitä tietokoneesi kiintolevylle, USB-asemaan tai palvelinjakoon (riippuen siitä, missä luot ja tallennat sen).

Kuinka paljon voit tallentaa Outlook .PST-tiedostoihin?

• Ennen Outlook 2003/2007 .PST-tiedostot pystyivät tallentamaan vain 2 gigatavua sähköpostia ja liitteitä. Outlook 2003: n ja Outlook 2007: n kanssa muoto muuttui, jolloin .PST-tiedostot kasvavat tarvittaessa yli 20 gigatavuun kooltaan, ellei oletuksena ole kokoonpanoa muutetaan.
• Rehellisesti, älä anna heidän hankkia 20 keikkaa. Se on a paljon parempi idea pitää .PST-tiedostosi korkeintaan muutama keikka. Jos tarvitset lisää tallennustilaa, luo uusi .PST-tiedosto luomisen sijaan valtava .PST-arkistot. Mitä suuremmat .PST-tiedostot saavat suuremman vioittumis- ja tietojen menetyksen mahdollisuuden (ja sitä vaikeampaa on varmuuskopioida pahoja poikia.) Voit liittää niin monta .PST-tiedostoa tiedostoja Outlook-asiakasohjelmaan tarvittaessa, joten erota sähköpostisi loogisesti useiden .PST-tiedostojen välillä, jos haluat tallentaa enemmän kuin muutama GIG-tiedosto vanhaa sähköpostitse.
• VIHJE - Jos käytät .PST-tiedostoja vanhojen sähköpostien arkistointiin, pakkaa ne, kun olet kopioinut kaikki vanhat tiedot niihin. Sähköposti on yleensä vain tekstiä, joten se pakata erittäin hienosti.

Kuinka voin luoda Outlook .PST-tiedostoja?

• HELPOSTI, tässä on muutama opas Outlook 2007, 2013 ja 2016.

Miksi käyttää / luoda .PST-tiedostoja? Hyödyt?

Postilaatikon koko

• Muistatko tämän artiklan ensimmäisen kohdan? Useimmat sähköpostin järjestelmänvalvojat rajoittavat yritysten postilaatikoiden kokoa. Mitä suurempi postilaatikko, sitä enemmän levytilaa he tarvitsevat, sitä enemmän heidän on varmuuskopioitava ja sitä enemmän aikaa tarvitaan näiden varmuuskopioiden tekemiseen.
• Jos sähköpostipakkauksesi (kuten minä), 200 megatavun postilaatikko ei vain leikkaa sitä. Siellä .PST-tiedostot tulevat sisään. Luo vain .PST-tiedosto ja vedä ja pudota sähköpostisi siihen. Ne toimivat kuten tavallinen postilaatikkokansio Outlookissa. Raahaa ja pudota. Se on yksinkertaista! foorumi>.
• Windows-hakujen uusimmat versiot indeksoivat postilaatikkosi ja kaikki paikalliset .PST-tiedostot (määritettävissä) jotka mahdollistavat lähes välittömän pääsyn kaikkiin sähköposteihin Microsoftin sisäänrakennettujen hakuominaisuuksien kautta Näkymät.

Varmuuskopiointi ja katastrofien palauttaminen

• Jos sinulla ei ole (tai luota) sähköpostin järjestelmänvalvojaa, joka tekee säännöllisesti varmuuskopioita sähköpostipalvelimesta, kopioi sitten sähköpostisi (kyllä, sinun ei tarvitse SIIRRÄ postia .PST-tiedostoihin, voit myös kopioida ne) paikalliseen .PST-tiedostoon on nopea ja helppo tapa varmistaa, että sähköpostisi on palautettavissa palvelimen DR skenaario.

siirrettävyys

• .PST-tiedostot tekevät sähköpostista siirrettävän. Oletetaan esimerkiksi, että haluat siirtää sähköpostia yhdestä postilaatikosta toiseen. Esimerkiksi, ehkä vaihtamasi työpaikat ja haluat tuoda vanhaa sähköpostia. Tai ehkä muutat isäntäpalvelujen tarjoajia. TAI haluat ehkä kopioida henkilökohtaisen ja työviestisi .PST-tiedostoon, pitää sen pienellä USB-asemalla ja pitää sen aina mukanasi. Kuten sanoin, .PST-tiedostot pitävät postia erittäin siirrettävänä. Ja kyllä, niin on myös GMAIL-tili, mutta tämä artikkeli ei koske GMAILia :)

turvallisuus

• Tiesitkö, että on melkein mahdotonta seurata / tarkistaa, lukeeko IT-kaveri / osasto sähköpostiasi? Herkän tai luottamuksellisen sähköpostin siirtäminen Email / Exchange-palvelimelta paikalliselle .PST-tiedostolle lisää suojaustasoa.
• Huomautus: Useimmilla IT-osastoilla on kyky tarttua .PST-tiedostoihisi tiedämättä sitä suoraan kiintolevyltäsi työssä. Tästä syystä lisäturvan lisääminen tietokoneen kiintolevylle on välttämätöntä. Kirjoitan artikkelin tästä aiheesta pian, mutta toistaiseksi katsomaan Tämä artikla. Se on vähän "GEEKY", joten seuraan sitä pian artikkelissa, jossa selitetään muutama vaihtoehto .PST-tiedostojen suojaamiseksi.

Mitkä ovat .PST-tiedostojen käytön haitat?

Etäyhteys

• Kun posti on siirretty .PST-tiedostoksi, se ei ole enää käytettävissä palvelimella etäkäyttösovellusten, kuten OWA: n tai matkapuhelimien kanssa, jotka synkronoivat postilaatikkosi kanssa. Päästäksesi .PST-tiedostojen sähköpostiviesteihin sinun on käytettävä täysimääräistä Microsoft Outlook Client -sovellusta. Pieni USB-asema voi auttaa näissä tilanteissa. Se ei kuitenkaan ole vieläkään niin kätevää kuin sähköpostin jättäminen palvelimelle.

Ihmiset eivät pidä sinusta, ja on mahdollista, että menetät työsi

• .PST-tiedostot voivat ajan kuluessa (riippuen siitä kuinka paljon vastaanotettuja / säilytettäviä sähköpostiviestejä) vievät paljon tilaa paikallisella tietokoneellasi tai Server Share -palvelimessa sen mukaan, mihin ne tallennetaan. IT-kaverit vihaavat mitään, mikä saa heidät työskentelemään kaikessa, ellei se kehitä jatkamistaan, joten sijoittamalla paljon tietoja jonnekin, mikä vaatii heitä ostamaan lisää levytilaa, häiritsee heitä.
• Yritysten oikeudelliset ja useimmat arkistohallinnan osastot eivät pidä .PST-tiedostoista, koska niiden avulla loppukäyttäjä voi helposti sivuuttaa tai ohittaa yrityksen asiakirjojen säilyttämis- / tuhoamiskäytännöt.
• Yritystietoturvatiimit eivät myöskään pidä .PST-tiedostoista, koska jos Legal koskaan pyytää heitä palauttaa tietoja oikeusjuttua tai oikeudenkäyntiä varten. .PST-tiedostot voivat hidastaa tietojen kustannuksia ja vaivaa elpyminen.

Järjestelmän ja aivojen suorituskyky

• Mitä enemmän sähköpostia sinulla on, sitä enemmän sähköpostia sinun ja tietokoneesi täytyy seurata ja käsitellä.
• Koska Windows-haku (tai jokin muu sähköposti- / järjestelmäindeksi) indeksoi enemmän sähköposteja ja liitteitä, hakemisto on suurempi ja haut vievät kauemmin.

Joten toivottavasti vastasin kaikkiin Microsoft Outlook .PST-tiedostoja koskeviin kysymyksiisi ja käsittelin joitain korkean tason etuja ja haittoja. Mutta jos kaipaan mitään, ota rohkeasti kommentti tai kirjoita kysymyksesi omaan foorumi.