10 Microsoft Excel -vinkkiä jokaisen käyttäjän tulisi tietää

Miten

mennessäAndre Da Costa

Viimeksi päivitetty9. lokakuuta 2019

Microsoft Outlook, Microsoft Word ja Microsoft Excel ovat kolme painoarvoa Microsoft Office -sarjassa. Näytimme sinulle äskettäin joitain seuraavista: parhaat ominaisuudet, jotka jokaisen Microsoft Word -käyttäjän pitäisi tietää ja vinkkejä parantaa Outlook-tuottavuutta. Samassa hengessä käsittelemme nyt tärkeitä Microsoft Excel -vinkkejä, jotka jokaisen käyttäjän tulisi tietää.

Microsoft Excel on alan standardin mukainen laskentataulukkosovellus. Microsoft Excel 2016 on laaja työkalu, joka antaa sinulle mahdollisuuden manipuloida, järjestää, analysoida ja muotoilla tietoja laskentataulukossa. Vaikka Excel on ollut monien yrityskonttorien, tutkimusyritysten ja taloudellisten asioiden elinehto, Excel voi olla yhtä kätevä ja tehokas päivittäisille käyttäjille. Olitpa kotitalouskäyttäjä, joka hallinnoi kotitalousbudjettia, pienyrityksen omistaja, joka hallinnoi inventaarioita, tai kouluopettaja, joka käy päivittäin, Excel helpottaa elämääsi, jos opit käyttämään sitä. Katsotaanpa näitä vinkkejä.

Oleellisia vinkkejä Microsoft Excel 2016: lle

1. Muuta sarakkeiden ja rivien kokoa

Excel-oletussolun korkeus ja leveys on tuskin yksi koko. Sinun on muutettava sarakkeen leveyttä ja rivikorkeutta tietojen mukauttamiseksi. Napsauta saraketta tai riviä, valitse Koti -välilehti ja napsauta sitten Muoto -painike solut ryhmä. Valitse, haluatko säätää korkeutta tai leveyttä.

Kirjoita summa ja napsauta sitten OK. Pylväs tai rivi tulisi säätää tarkan mittauksen mukaan.

Voit myös muuttaa sarakkeiden ja rivien kokoa manuaalisesti hiirellä. Aseta hiiren osoitin sarakkeen tai rivin väliin, napsauta hiiren vasenta painiketta, tarkkaile kelluvaa palloa ja vedä ja laajenna, kunnes haluttu koko on saavutettu.

Ja tässä on kätevä vinkki: kaksoisnapsauta sarakkeen oikeaa reunaa, jotta leveys määritetään automaattisesti dataan.

2. Lisää tai poista sarakkeita, rivejä tai soluja

Jos tarvitset lisäsarakkeen, rivin tai solun, voit lisätä sen helposti Lisää ja Poista solut -komennoilla. Klikkaa Insert -painike solut valitse sitten sopiva vaihtoehto.

Voit myös poistaa sarakkeen samasta ryhmästä; Napsauta Poista-valikkoa ja valitse sitten sopiva toimenpide.

Sama toiminta voidaan suorittaa napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella saraketta tai soluriviä.

Lisätietoja tyhjennettyjen solujen poistaminen Microsoft Excelistä.

3. Pysäytä ruudut

Jos haluat selata laskentataulukkoa menettämättä keskittymistäsi tiettyyn taulukon tai datan osaan, Pysäytä paneelit -toiminto on täydellinen tapa tehdä se. Valitse taulukosta rivi tai sarake, josta tiedot alkavat.

Valitse näkymä -välilehti, napsauta Pysäytä ruudut napsauta sitten Pysäytä ruudut.

Kun vierität, otsikot tai sarakkeet jäävät näkyviin.

4. Muuta solujen tekstin kohdistusta

Jos joudut luomaan rekisterin tai tarroja, voit muokata solujen valintaikkunaa sovittaa tekstin kohdistusta soluissa. Valitse solut, joihin haluat käyttää muotoilua, napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Alusta solut….

Klikkaa suuntaus -välilehti, muuta sitten hiiren avulla tekstin suunta tai kirjoita arvo. Kun olet tyytyväinen, napsauta OK.

Soluissa oleva teksti näyttää nyt kaltevalta.

5. Käytä solusuojausta estääksesi laskentataulukon alueen muokkaamisen

Jos jaat työkirjan muiden käyttäjien kanssa, on tärkeää estää vahingossa tapahtuvat muokkaukset. Arkki voidaan suojata monella tapaa, mutta jos haluat suojella vain soluryhmää, toimi seuraavasti. Ensin sinun on kytkettävä päälle Suojaa arkki. Napsauta Muotoile-valikko ja napsauta sitten Suojaa arkki. Valitse muutostyyppi, jonka haluat estää muita käyttäjiä tekemästä. Kirjoita salasanasi, napsauta OK ja napsauta sitten kunnossa vahvistaa.

Valitse rivit tai sarakkeet, jotka haluat estää muita käyttäjiä muokkaamasta.

Klikkaa Muoto Napsauta sitten valikkoa Lukitse solu.

Aina kun käyttäjä yrittää tehdä muokkauksia; he saavat seuraavan virheviestin.

Koko laskentataulukon suojaamiseksi saat artikkelista ohjeita salauksen ja salasanojen käyttäminen Excel-laskentataulukoihin ja Office-tiedostot.

6. Käytä erikoismuotoilua numeroissa ja valuutoissa soluissa

Jos joudut käyttämään tiettyä valuutta-arvoa tai määrittämään desimaalin tarkkuus laskentataulukon numeroille, voit käyttää numerot -välilehti Muodolliset solut valintaikkuna. Valitse numerot, jotka haluat muotoilla, napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Numerot-välilehti. Valitse Valuutta luokkaluettelosta, valitse sitten desimaalien määrä ja valuutan muoto.

7. Viisi välttämätöntä Excel-funktiota, jotka sinun pitäisi tietää - summa, keskiarvo, maksimiarvo, minimi, laskenta

Excelin valtava todellinen voima löytyy sen toiminnoista ja kaavoista. Perustoimintojen avulla voit tehdä nopeita matemaattisia toimintoja, kun taas edistyneiden toimintojen avulla voit kerätä joitain vakavia numeroita ja suorittaa monimutkaisia ​​analyysejä. Aivan kuten kaikkien tulisi tietää Wordin muotoiluköydet, sinun pitäisi myös tietää Excelin suosituimmat toiminnot.

Summa - laskee solualueen kokonaismäärän.

Keskiverto - laskee solualueen keskiarvon.

max - laskee maksimiarvon solualueella.

min - laskee solualueen minimiarvon.

Kreivi - laskee arvojen määrän solualueella välttäen tyhjiä tai soluja, joissa ei ole numeerista tietoa.

Näin käytät toimintoa. Kirjoita niiden numeroiden etiketit, joille haluat laskea laskelman. Valitse Toimia -välilehti, valitse sitten luokka toiminnosta, jota haluat käyttää. Klikkaus Lisää toiminto -painike Toimintokirjasto ryhmä tai paina Vaihto + F3 näppäimistöllä. Valitse haluamasi toiminto tai käytä Etsi toiminto -ominaisuutta ja napsauta sitten OK.

Kun olet löytänyt toiminnon, valitse se ja napsauta sitten kunnossa.

Tee tarvittavat muutokset laskettavaan alueeseen ja napsauta sitten OK käyttääksesi toimintoa.

8. Luo ja manipuloi kaavioita

Microsoft Excelin tunnusmerkki, kaavioiden luominen antaa sinun visuaalisesti esitellä hyvin muotoiltuja tietoja. Excel tekee prosessista erittäin helpon; korosta arkin tietosarja, valitse Lisää-välilehti ja napsauta sitten Katso kaikki kaaviot painiketta.

Klikkaa Kaikki kaaviot -välilehti ja selaa sitten kaavostyylien luetteloa.

Voit myös viedä hiiren osoittimen näytteen päälle nähdäksesi esikatselun siitä, miltä kaavio näyttää. Kun olet tyytyväinen, napsauta kunnossa lisätäksesi kaavion laskentataulukkoon. Jos haluat säilyttää sen erillisellä arkilla, valitse kaavio ja napsauta Siirrä kaavio, valitse Uusi arkki ja napsauta sitten kunnossa.

9. Paljasta kaavat

Jos haluat vahvistaa laskelmat työkirjaasi, kaavojen paljastaminen on tapa tehdä se.

Valitse kaavat -välilehti ja napsauta sitten Näytä kaavat sijaitsee Kaavakatsaus ryhmä.

Nyt voit helposti tarkistaa arkkisi kaavat ja tulostaa ne. Se on loistava tapa löytää virheitä tai ymmärtää yksinkertaisesti mistä numerot tulevat.

10. Maksimoi tulostusasetukset tulostettaessa suuria työkirjoja

Laskentataulukot toimivat erinomaisesti suurilla laajakuvamonitoreilla, mutta joskus joudut ehkä tulostamaan työkirjan. Jos et ole varovainen, voit hukkata paljon paperia jokseenkin lukemattomaan. Excel huolehtii tästä Backstage-tulostusasetuksilla, joiden avulla voit säätää sivun kokoa ja suuntausta. Laskentataulukot tulostetaan parhaiten legal-kokoiselle paperille vaakasuunnassa.

Jos joudut säätämään marginaalit sopimaan lisätietoihin yhdelle arkille tulostettaessa, napsauta Näytä reunat -painiketta backstage print -välilehden oikeassa kulmassa.

Voit sitten käyttää marginaaleja säätääksesi sarakkeita sopimaan kaikkiin tietoihin, jotka saattavat levitä toiselle sivulle.

Jos et pysty saamaan kaikkia tietoja yhdelle sivulle, käytä Sivun asetukset -valintaikkunaa tehdäksesi lisää säätöjä. Skaalausvalikko voi auttaa sinua pienentämään tekstin kokoa, jotta se sopisi paremmin. Yritä olla asteikkoa liikaa, koska haluat pitää tekstin helposti luettavana.

Voit myös käyttää samaa valintaikkunaa halutessasi pukeutuaksesi taulukkoon otsikolla ja alatunnisteella.

Joten tässä on joitain perusteita, jotka jokaisen Excel-käyttäjän pitäisi tietää. Jos haluat siirtyä joihinkin edistyneisiin aiheisiin, tutustu aiempiin artikkeleihimme ominaisuuksien käytöstä, kuten VLOOKUP-toiminto, kääntöpöydät, vesileiman lisääminen työkirjoihin tai käyttämällä sisäänrakennettu laskin. Onko sinulla suosikkiominaisuutta tai ajan säästöjä Excelissä? Kerro meille kommenteissa.