Kuinka automatisoida Microsoft Word -lomakkeet mukautettujen kenttien avulla

Miten

mennessäRyan Dube

Viimeksi päivitetty11. helmikuuta 2019

Olitpa opiskelija vai toimistotyöntekijä, melkein jokaisella on käytettävä asiakirjoja silloin tällöin. Jotkut työt edellyttävät jopa, että tuotat samat kirjeet, lomakkeet tai jonkin muun asiakirjan säännöllisessä aikataulussa. Mukautettujen kenttien käyttäminen asiakirjoissa voi säästää paljon aikaa. Tässä on katsaus siihen, mitä he ovat ja kuinka niitä käytetään.

Mitä ovat mukautetut kentät?

Mukautettujen kenttien avulla voit rakentaa yleisen asiakirjan, jota voit käyttää uudelleen muihin tarkoituksiin. Tämän avulla voit virtaviivaistaa prosessejasi, ja se voi tehdä sinusta erittäin tehokkaan työntekijän tai opiskelijan.

Mukautettuja kenttiä voidaan käyttää monella tapaa. Voit luoda lomakkeen, jolla on mukautettuja kenttiä ja joita voit käyttää räätälöimään sen kenelle lähetät. Niiden avulla voit luoda kyselyn tai tiedonkeruulomakkeen, jota voit käyttää uudelleen kerättävistä tiedoista riippumatta. Tämän lähestymistavan käyttäminen voi säästää tuntikausia vaivaa, koska sinun ei tarvitse luoda asiakirjoja uudestaan ​​ja uudestaan.

Kuinka luoda mukautettuja kenttiä

Mukautettujen kenttien käyttö Microsoft Wordissa on paljon helpompaa kuin luuletkaan. Ensimmäinen tehtävä on päättää, millaista asiakirjaa aiot luoda ja mitä sanoja tai lauseita aiot tehdä muokattaviksi.

Oletetaan esimerkiksi, että haluat luoda kirjeen, jonka avulla lähetät tarjouksia asiakkaillesi. Voit kirjoittaa kirjeen kerran ja tunnistaa sitten sen kirjealueen, jonka haluat muokata.

Joten tässä esimerkissä haluat luoda kolme mukautettua kenttää; vastaanottajan nimi, työpaikkojen lukumäärä ja yrityksen nimi. Asenna nämä mukautetut kentät siirtymällä Wordin Tiedot-valikkoon ja napsauttamalla näytön oikealla puolella olevaa avattavaa nuolta Ominaisuudet> Lisäominaisuudet.

Tähän ponnahdusikkunaan voit lisätä vastaanottajakentän nimen mukaan. Valitse tyypiksi ”teksti” ja arvo. Klikkaus Lisätä, ja sitten kunnossa.

Voit korostaa asiakirjassasi nimen ”John” alkuperäisessä kirjeessä. Napsauta Word-valikossa Insert -valikko, napsauta avattavaa Pikaosat -osaa ja valitse Kentät. Napsauta ponnahdusikkunassa DocProperty alla Kenttien nimetja napsauta kohtaa Vastaanottaja (tai mikä tahansa, jonka nimeit kentäksi) omaisuus.

Kun napsautat kunnossa, tämä päivittää korostetun tekstin määrittämälläsi kentällä (ja kentän arvolla). Nyt voit palata takaisin Lisäominaisuudet ja lisää loput kentät.

Kun olet lisännyt ne kaikki, näet kaikki mukautetut kentät luettelossa ominaisuudet laatikko.

Jos teet muutoksia mukautettujen kenttien arvoihin, päivittääksesi arvot tosiasiallisessa asiakirjassa, napsauta hiiren oikealla painikkeella kenttää ja napsauta sitten Muokkaa kenttää.

Kun sinun on kirjoitettava uusi kirje uudelle vastaanottajalle, sinun ei tarvitse kirjoittaa kirjeesi tyhjästä. Avaa vain viimeiselle vastaanottajalle luoma asiakirja, mene Lisäominaisuudet-alueelle ja päivitä kaikki sen uuden asiakkaan kentät, jolle lähetät kirjeen. Päivitä arvo ja napsauta Muuttaa painiketta.

Tämä päivittää ominaisuudet osiossa. Kun olet päivittänyt kaikki mukautetut kentät Lisäominaisuuksissa, voit palata asiakirjaan, korostaa kentät ja päivittää ne.

Miksi käyttää mukautettuja kenttiä?

Mukautettujen kenttien käyttäminen on loistava tapa vähentää aikaa, jonka vietät kirjeiden kirjoittamiseen tai minkä tahansa tyyppisen kirjallisen viestinnän lähettämiseen ihmisille. Jos joudut tekemään jotain tällaista säännöllisesti, luo mallikirje mukautetuilla kentillä, eikä sinun koskaan tarvitse kirjoittaa sitä uudelleen. Mutta heille on olemassa useita muita käyttötapauksia.

laskutus

Yksi asia, jonka lähes jokaisen yrityksen on tehtävä, on laskuttaa asiakkaita, joille tuotat tuotteita tai palveluita. Jos olet pieni yritys, et ehkä ole varaa kirjanpito-ohjelmistoon, joka tuottaa sinulle laskut, joten sinun on luotava laskut tyhjästä.

Monet pienyritysten omistajat valitsevat laskujen laatimiseksi Excelin tai Wordin. Jos käytät Wordia, voit virtaviivaistaa laskutusprosessiasi tekemällä kustakin sarakkeesta jokaiselle rivikohdille mukautetun kentän. Sinun on vain luotava mukautettu kenttä jokaiselle solulle, aivan kuten teit jokaiselle kentälle yllä olevassa kirjain esimerkissä. Luo sitten ensimmäinen “mallipohjainen” lasku ja laita vain ”Ei” jokaisessa solussa.

Kun olet luonut mallin laskentataulukon, voit määrittää mihin soluihin kukin mukautettu kenttä on kytketty napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella solun sisällä olevaa tekstiä ja napsauttamalla Muokkaa kenttää.

Tämän avulla voit valita, mikä mukautettu kenttä sille solulle määritetään. Käy läpi kaikki solut ja määritä mukautetut kentät tällä tavalla.

Kun olet valmis, seuraavan kerran kun haluat luoda laskun, voit vain avata mallisi ja siirtyä Lisäominaisuudet-alueelle. vuonna Mukautettu -välilehti, käy vain kaikki mukautetut kentät läpi ja täytä arvo nykyisen kuukauden laskutustarpeidesi mukaan. Tämä on paljon nopeampaa ja paljon tehokkaampaa kuin suunnitella koko lasku tyhjästä.

ääriviivat

Toinen alue, joka voi olla hieno tapa säästää aikaa ja tehdä elämästäsi entistä tehokkaampaa, on mukautettujen kenttien käyttäminen ääriviivien luomiseen. Tämä lähestymistapa todella toimii vain, jos olet joku, joka usein laatii vakiopiirustuksen samanlaisella määrällä esineitä. Jotain opetussuunnitelmaa korkeakouluprofessorille.

Tässä tapauksessa jokainen rivikohta voidaan määritellä kokonaiseksi kentäksi. Sitten yhdestä Lisäominaisuuksien kohdasta voit vierittää alas ja määritellä ääriviivat yhdessä paikassa. Tämän avulla voit pitää yleiset otsikot ja muut ääriviivat, jotka eivät muutu. Ja keskity vain rivikohtiin, jotka olisivat erilaisia.

tutkimukset

Erittäin hyödyllinen tapa käyttää mukautettuja kenttiä on luoda kyselyjä tai kyselylomakkeita. Tällainen asiakirja voi koostua joukosta kysymyksiä, jokaisella on tyhjä rivi sen jälkeen.

Muokattujen lomakkeiden käyttämiseen tällaisen asiakirjan kanssa on kaksi tapaa, mitä sinun täytyy tehdä. Jos annat kyselyn esimerkiksi opiskelijoille, voit määritellä tyhjät kentät mukautetuiksi kentiksi. Sitten kuka tahansa lomakkeen täyttävä voi vain Lisäominaisuudet-ruudun avulla täyttää vastauksensa kaikki peräkkäin.

Toinen vaihtoehto olisi skenaario, jossa opettajan on usein luotava testi, joka koostuu kysymyksistä ja vastauksista. Tällöin kysymykset saattavat joutua vaihtamaan joka vuosi. Opettaja pystyi määrittelemään jokaisen kysymyksen mukautetuksi kentäksi ja vuoden alussa yksinkertaisesti menemään sisään ja päivittämään kysymykset. Näin vältetään tarve luoda uudelleen ja muotoilla testidokumentit kokonaan. Alustus tehdään vain kerran. Päivittämällä mukautetut kentät luot täysin uuden asiakirjan tekemättä sitä tyhjästä.

Tiedotteet

Tämä mukautettujen kenttien loppukäyttötapaus on muoto. Jos sinulla on tietoja, jotka sinun on kerättävä usein töissä tai kotona. Voit luoda tällaisen lomakkeen, jonka avulla voit kerätä ja dokumentoida tiedot nopeasti. Kuten voitte nähdä, tämä on paljon kuin yllä oleva kysely, mutta se olisi luomasi dokumentti, jonka avulla voit kerätä samoja tietoja toistuvasti.

Määrittelemällä lomakkeiden tyhjät kentät voit siirtyä Lisäominaisuuksiin ja täyttää lomakkeen tiedot sekunteista minuutteihin. Tämä lähestymistapa voi merkittävästi vähentää tiedonkeruupyrkimyksiä ja säästää itsellesi (tai työntekijöillesi, jotka keräävät tietoja sinulle) huomattavaa aikaa.

johtopäätös

Kuten huomaat, mukautetut kentät ovat loistava tapa tehdä itsestäsi tai yrityksestäsi tehokkaampaa. Edellä kuvatut käyttötapaukset ovat vain pieni otanta. Minkä tahansa tyyppisiä asiakirjoja, joissa suuri osa asiakirjasta on samanlaisia ​​ja vain tietyt osiot muuttuvat, voidaan mukauttaa mukautettujen kenttien avulla.

Ajattele millaisia ​​asiakirjoja tuotat tai käsittelet joka päivä, ja saatat olla yllättynyt huomatessasi, kuinka muutaman mukautetun kentän sisällyttäminen voi säästää paljon aikaa.