Avattavien luetteloiden luominen käyttämällä tietojen validointia Microsoft Excelissä

Miten

mennessäLori Kaufman

Viimeksi päivitetty14. marraskuuta 2017

Tietojen validointi antaa sinun tehdä asioita, joihin liittyy monimutkaisia ​​mukautettuja asetuksia, kuten kehotettaessa käyttäjiä valitsemaan vaihtoehto luettelosta tai rajoittamalla solut tiettyihin tietotyyppeihin. Se on erittäin hyödyllistä, kun joudut pitämään Microsoft Excel -datasi yhdenmukaisena ja standardisoituna.

Tänään näytän sinulle kuinka luoda avattava luettelo soluun käyttämällä tietojen validointia. Vaikka otan kuvakaappauksia Excel 2016: n avulla, vaiheet ovat samat, jos käytät vanhempaa versiota, kuten Excel 2013.

Luo tietotaulukko ja luettelo vaihtoehdoista

Aluksi perusta perustiedot. Voit joko kirjoittaa tietosi manuaalisesti tai kopioida ja liittää ne toisesta lähteestä.

Seuraavaksi aiomme antaa luettelon vaihtoehdoista avattavasta luettelosta. Voit tehdä sen, kun määrität tietojen validoinnin tai voit määrittää luettelon toisesta sijainnista samassa laskentataulukossa tai toisella laskentataulukolla.

Tässä esimerkissä luetellaan avattavan luettelon vaihtoehdot toisella laskentataulukolla, joten napsauta yhtä taulukon välilehdistä Excel-ikkunan alaosassa.

Kirjoita kukin vaihtoehto sarakkeeseen (tai riviin), yksi vaihtoehto soluun. Palaa sitten takaisin taulukkoon tietosi kanssa.

Ota valittujen solujen tietojen validointi käyttöön

Tässä esimerkissä haluamme lisätä avattavat luettelot luokitus sarake tai sarake B. Valitse solut, jotka haluat lisätä myös avattaviin luetteloihin. Tapauksessamme valitsimme B2 kautta B10.

Napsauta sitten data välilehti.

vuonna Tietotyökalut napsauta Tietojen validointi painiketta.

Lisää avattava luettelo valittuihin soluihin

Tietojen validointi valintaikkuna tulee näkyviin. Päällä asetukset -välilehdessä, Excel voi rajoittaa valittujen solujen merkinnät päivämääriin, numeroihin, desimaaliin, aikoihin tai tiettyyn pituuteen.

Valitse esimerkiksi Lista alkaen Sallia avattava luettelo luodaksesi avattavan luettelon jokaisessa valitussa solussa.

Valitse lähde avattavan luettelon vaihtoehtoihin

Nyt meidän on määritettävä lähteiden vaihtoehdot jokaisessa avattavassa luettelossa. Voit tehdä tämän kahdella tavalla. Ensimmäinen menetelmä käsittää kirjoittamalla vaihtoehdot manuaalisesti Lähde laatikko erotettu pilkuilla. Tämä voi olla aikaa vievää, jos sinulla on pitkä luettelo kohteista.

Aiemmin tässä artikkelissa loimme luettelon kohteista erilliselle laskentataulukolle. Käytämme nyt tätä luetteloa avattavan luettelon täyttämiseen jokaisessa valitussa solussa. Tämä toinen menetelmä on helppo hallita. Voit myös piilottaa asetukset sisältävän laskentataulukon (napsauta hiiren kakkospainikkeella laskentataulukko-välilehteä ja valitse Piilottaa), kun jaat työkirjan käyttäjille.

Jos haluat lisätä luettelon erillisestä laskentataulukosta avattavaan luetteloon, napsauta Ylös-nuolta oikealla puolella Lähde laatikko.

Tietojen validointi valintaikkuna kutistuu vain Lähde -ruutu ja pääset työkirjaasi valintaikkunan alla. Napsauta taulukon välilehteä, joka sisältää avattavat luetteloasetukset.

Seuraavaksi valitse solut, jotka sisältävät asetukset. Laskentataulukon nimi ja solualue vaihtoehtoineen lisätään Lähde laatikko Tietojen validointi valintaikkuna.

Napsauta alanuolta oikealla puolella Lähde -ruutu hyväksyy syötteen ja laajentaa valintaikkunaa.

Lisää syöttöviesti

Voit lisätä valinnaisen viestin avattavaan luetteloon. Ehkä haluat näyttää ohjeviestin tai kärjen. On hyvä idea pitää viesti lyhyenä.

Lisää viesti, joka tulee näkyviin, kun avattavaa luetteloa sisältävä solu on valittu, napsauttamalla Syöttöviesti välilehti. Kirjoita seuraavaksi a otsikko ja Syöttöviesti laatikoihin.

Lisää virheilmoitus

Toinen vaihtoehto avattavasta luettelosta on virheviesti, joka näytetään, kun käyttäjä yritti syöttää tietoja, jotka eivät vastaa validointiasetuksia. Esimerkissämme, kun joku kirjoittaa soluun vaihtoehdon, joka ei vastaa mitään esiasetettuja vaihtoehtoja, näyttöön tulee virheviesti.

Lisää virheilmoitus napsauttamalla Virhehälytys välilehti. Oletusasetus Tyyli virhehälytyksestä on Lopettaa. Voit myös valita Varoitus tai Tiedot. Hyväksy tässä esimerkissä oletusvaihtoehto Lopettaa että Tyyli pudotusvalikosta.

Syötä otsikko ja Virheviesti varten Virhehälytys. On parasta pitää virhesanoma lyhyenä ja informatiivisena. Klikkaus kunnossa.

Käytä uutta avattavaa luetteloa

Kun napsautat solua, johon olet lisännyt tietojen tarkistusluettelon, avattava luettelo tulee näkyviin ja voit valita vaihtoehdon.

Jos lisäsit Syöttöviesti avattavaan luetteloon, se tulee näkyviin, kun valitset solun, joka sisältää avattavan luettelon.

Jos yrität antaa vaihtoehdon, joka ei vastaa mitään esiasetettuja asetuksia, Virhehälytys määrität näytöt valintaikkunassa.

Kuinka olet hyödyntänyt avattavia luetteloita Excelissä? Kerro meille kommenteissa. Katso myös muita Microsoft Office -vinkit ja meidän opas luomalla avattavia luetteloita Google Sheetsiin.