Automaattisen arkistoinnin määrittäminen ja hallinta Outlook 2010: ssä

Outlook on Outlookin alusta lähtien sisällyttänyt Arkisto ja Automaattinen arkistointi ominaisuus ja Outlook 2010 ei ole poikkeus. AutoArchive-ominaisuus siirtää tai poistaa vanhemmat sähköpostit ensisijaisesta postilaatikostasi automaattisesti paikalliselle kiintolevylle tallennettuun arkistotiedostoon. Näitä tiedostoja kutsutaan .PST-tiedostoiksi. Aiemmin kun Outlook .PST-tiedostoilla oli 2 GIG-rajoitus, arkistointitoiminto oli paljon tärkeämpi, koska se arkistoi vanhemmat sähköpostit ensisijaisesta .PST-tiedostostasi Archive.pst-tiedostoksi. Tästä huolimatta, vaikka Outlook 2010: n PST-tiedostoilla on 20 GIG-raja; on edelleen hyvä idea antaa sen hallita vanhempaa sähköpostiosoitettasi pitääksesi .PST-tiedostosi pieninä ja järjestelmän suorituskyvyn yllä!

Selitä uudelleen, mitä AutoArchive-ominaisuus tekee, kiitos!

AutoArchive pienentää postilaatikon kokoa poistamalla tai siirtämällä vanhoja kohteita arkistotiedostoon tai .PST-tiedostoon. Prosessi toimii melko samalla tavalla riippumatta siitä, käytätkö Microsoft Exchangea töissä tai IMAP- tai POP-ohjelmaa kotona tai pienessä yrityksessä. Se on käytännössä aivan kuten ottamalla muutama paperipino työpöydältäsi ja asettamalla ne järjestäytyneeseen pikakäyttökansioon tai .PST-tiedostoon, kuten yllä mainittiin. Tämä prosessi on erilainen kuin

vientiä kahdella tavalla. Vienti antaa sinun siirtää sähköpostit useisiin erilaisiin ulkoisiin muotoihin, kun taas Arkistointi antaa sinun siirtää vanhemmat sähköpostit vain .pst-tiedostoon tai poistaa sähköpostit kokonaan. Arkistointi helpottaa myös vanhojen sähköpostien käyttöä, koska Outlook-navigointiruudussa on välilehti heille. Voit tietysti myös asettaa AutoArchive-toiminnon poistamaan myös vanhat viestit.

Kuinka ottaa oletusarvoinen automaattinen arkistointi käyttöön kaikissa Outlook 2010 -kansioissa

1. Microsoft Outlookissa, Klikkaus tiedosto valikko ja valitavaihtoehdot.

2. Asetukset-valikossa Klikkaus Pitkälle kehittynyt välilehti ja sitten Klikkaus AutoArchive-asetukset painiketta.

3. Klikkaus -valintaruutu Suorita AutoArchive joka [14] päivää. Täältä voit edelleen mukauttaa Outlook 2010: n AutoArchive-asetuksia oletuksena Kun AutoArchive on otettu käyttöön, Siirtää (ei poista) kaikkia yli kuusi kuukautta vanhoja viestejä Archive.pst-tiedostoon tiedosto. Ehdotan sinun pitää Pyydä ennen kuin AutoArchive käynnistyy valittu niin, että sinulle ilmoitetaan, kun arkisto tapahtuu. Olet yllättynyt, kuinka usein ihmiset kysyvät minulta puuttuvaa sähköpostia! Normaalisti se on vain AutoArchive-toiminto. Kun olet saanut asetukset haluamaasi paikkaan, KlikkausKäytä näitä asetuksia nyt kaikkiin kansioihin.

Jos olet noudattanut yllä olevia vaiheita, AutoArchive ottaa käyttöön kaikki Outlook-sähköpostisi. Jos on kansio, jonka halusit sulkea pois AutoArchive-sovelluksesta, tai jos haluat, että sen sovelletaan vain muutamaan kansioon, voimme myös tehdä sen. Outlook 2010: n avulla voit mukauttaa AutoArchive-asetukset jokaiselle kansiolle.

Muuta yksittäisten Outlook 2010 -kansioiden automaattisen arkistoinnin asetuksia

4. Katso Outlookin vasemmanpuoleisesta selausruudusta. Sieltä Oikealla painikkeella mikä tahansa kansio ja valitaominaisuudet asettaa sen AutoArchive-käytäntö.

5. Näyttöön tulevassa Saapuneet-kansion ominaisuudet -ikkunassa, Klikkaus Automaattinen arkistointi välilehti. Täällä voit mukauttaa tämän kansion AutoArchive-asetukset tai jopa poistaa sen käytöstä kokonaan.

Okei, tiedämme nyt, kuinka yksittäisten kansioiden automaattinen arkistointi tapahtuu! Mutta entä jos et halua käyttää AutoArchivea ollenkaan? Jos et ole automaattisen ominaisuuden fani, voit silti hyödyntää arkistointia manuaalisen prosessin avulla.

Kuinka arkistoida kohteita manuaalisesti

6. Outlookissa Klikkaus tiedosto> Tiedot valikko-välilehti ja sitten valitaSiivousvälineet> Arkisto.

7. Näyttöön tulevassa Arkisto-valintaikkunassa valita joka kansiot sinä haluat Arkisto. Tämä prosessi on melkein sama kuin AutoArchive, paitsi että se on kertaluonteinen sopimus. Jotain erilaista on, että voit jopa ohittaa ”Älä automaattisen arkistoinnin” -ominaisuuden, jos olet asentanut sen joihinkin kansioihin, mutta se on valinnainen.

Missä Outlookin arkistoidut kohteet sijaitsevat?

8. Outlookissa voit käyttää arkistoituja kohteita Arkisto-kansiosta vasemman sivun selauspaneelissa.

9. Voit käyttää myös arkistoja Outlook .pst-tiedostosta, johon ne tallentuvat. Voit päästä sinne klikkaaminen Tiedosto> Avaa valikko-välilehti ja valitseminenAvaa Outlook-datatiedosto.

10. Oletuksena Outlook-arkiston .pst-tiedoston sijainti on:

% UserProfile% DocumentsOutlook-tiedostot

Jos et ole aiemmin käyttänyt arkistointia Outlookissa, kokeile sitä! Se auttaa pitämään asiat puhtaina ja siirtämään vanhat, käyttämättömät sähköpostiviestit ensisijaisesta postilaatikostasi / .PST-tiedostostasi. Se on myös hieno tapa pitää .PST-tiedoston koko hallinnassa, mikä auttaa aina järjestelmän suorituskykyä!