10 Microsoft Word 2016 -vinkkiä, joka jokaisen käyttäjän tulisi tietää

Siitä asti kun Microsoft Word 1990-luvun nimeltä WordPerfect on tullut tosiasiallinen standardi tekstinkäsittelyssä; sille on kertynyt melko paljon ominaisuuksia vuosien varrella. Jokainen käyttäjä ei vaadi kaikkia ominaisuuksia, mutta joitain välttämättömiä on, jokaisen käyttäjän tulisi tietää. Jos olet uusi Word-ohjelmassa tai haluat terävöittää taitojasi, tässä on joitain parasta tietää: Olitpa sitten opiskelija, satunnainen käyttäjä vai aloitatko uuden työn.

Oleellisia vinkkejä Microsoft Word 2016: lle

1 - Liitä teksti muotoilematta

Jos viitaat tietoihin verkkolähteistä, kuten wikipedia, joskus tietojen kopioinnilla suoraan Wordiin voi olla joitain vaikutuksia. Yleensä et ehkä halua säilyttää alkuperäistä muotoilua. Myös liittäminen ilman muotoilua on nopeampaa. Kopioi jokin teksti lähteestä tekstiä varten. Käynnistä Microsoft Word ja napsauta sitten Liitä-valikko.

Napsauta Liitä alustamaton -painiketta lisätäksesi tekstiä ilman muotoilua. Se ei ole helppoa. Voit myös asettaa oletuksen, joten teksti liitetään automaattisesti kyseiseen muotoon.

2 - Valitse Ei-viereinen teksti

Tämä on otettu käyttöön Word 2002: ssa, ja se on ollut pitkään kysytty ominaisuus monien vuosien ajan. Jos joudut kopioimaan asiakirjan vierekkäisiä tekstivalintoja tai käyttämään esimerkiksi erityisiä muotoiluja otsikoihin, tämä on paras tapa tehdä se. Pidä Control-näppäintä painettuna ja tee sitten hiirellä valinnat asiakirjassa.

3 - Asiakirjassa käytetyt korjuukuvat

Jos saat asiakirjan, jossa on useita kuvia; ja haluat kopioida kaikki kuvat asiakirjasta tarvitsematta tehdä niin yksi kerrallaan, tässä on helppo tapa tehdä se. Napsauta Tiedosto> Tallenna nimellä> napsauta Tiedostotyyppi-luetteloruutua ja valitse sitten Web-sivu.

Selaa kohtaan, johon kuvia sisältävä kansio on tallennettu, ja kopioi sitten kuvat.

4 - Rajaa valokuva

Microsoft Word sisältää tehokkaita muokkaustyökaluja, jotka voivat tehdä muutakin kuin hallitsemaan tekstiä. Jos joudut työskentelemään kuvien kanssa, voit käyttää joitain muotoiluvaihtoehtoja. Yleinen tehtävä on kuvan rajaaminen oikeaan ulottuvuuteen. Valitse valokuva, joka aktivoi Kuvatyökalut, Alusta asiayhteysnauha-välilehden. Napsauta Rajaa-painiketta ja säädä ja aseta sitten haluamasi mitat ankkureilla.

Ota muutokset käyttöön napsauttamalla Rajaa-painiketta uudelleen.

5 - Yhdistä ja jaa solut taulukkoon

Taulukkojen käsittely Word-dokumentissa voi olla monimutkaista ja työlästä riippuen siitä, mitä yrität tehdä. Jos esimerkiksi luot lomaketta, solujen yhdistäminen on yleinen toiminto, joka sinun on ehkä tehtävä. Tee tämä valitsemalla taulukon solut ja napsauttamalla Yhdistä-painiketta.

6 - Sivunvaihto ja asiakirjan asettelut

Jos haluat olla ketterä asiakirjojen valmistelussa ja tulostamisessa, sivunmuutokset yhdistelmällä asiakirjaasetteluja voivat säästää aikaa ja lisätä tuottavuutta. Sivukatkaisun avulla voit pysäyttää ja aloittaa tekstin syöttämisen tietyssä kohdassa asiakirjassa. Tätä käytetään usein luotaessa tekstisarakkeita, mutta sitä käytetään myös tavallisissa asiakirjoissa. Jos haluat tehdä sivun tauon, valitse Asettelu-välilehti, napsauta Katkokset> Seuraava sivu. Tämä siirtää kohdistimen uudelle sivulle, joka sallii sovellusten, joilla on erilainen asiakirjan asettelu, kuten vaaka- tai laillinen. Jatka sivun ulkoasun muokkaamista, esimerkiksi jos haluat muodollisen koon, napsauta Asettelu-välilehteä> Koko ja valitse sitten asettelu.

7 - Pienennä Word-asiakirjan kuvien kokoa

Jos luot vuosikertomuksen, joka sisältää paljon grafiikkaa, tämä voi vaikeuttaa asiakirjan muokkaamista ja jakamista. Voit pienentää jaettavan asiakirjan kokoa käyttämällä Pakkaa kuvaominaisuutta, lisätietoja seuraavasta artikkelista:

Kuinka pienentää Office-asiakirjojen kuvien kokoa - groovyPost

8 - postien yhdistäminen

Mail Merge on yksi Microsoft Wordin klassisista ominaisuuksista, joita käytetään ainutlaatuista tietoa sisältävien joukkoasiakirjojen tuottamiseen. Joitakin esimerkkejä siitä, mistä se voi olla hyödyllistä, ovat esitteet, uutiskirjeet tai massapostituksissa käytetyt materiaalit. Jos työskentelet toimistossa, tämä on tärkeä ominaisuus Microsoft Wordissa; sinun pitäisi tietää:

Kuinka käyttää sähköpostien yhdistämistä Microsoft Wordissa eräasiakirjojen luomiseen

9 - Käynnistä Word vikasietotilassa

Vaikka Microsoft Wordin vakavuusongelmia on harvinaista, niitä tapahtuu ajoittain. Jos Word ei käynnisty oikein, aivan kuten Windows, voit käynnistää sen vikasietotilassa. Voit tehdä niin painamalla Windows-näppäintä + R tyyppi:winword / turvallinen osuma Enter. Tämä avaa Wordin latamatta lisäosia, jotka saattavat estää sovellusta toimimasta. Voit sitten yrittää avata ja muokata asiakirjaasi.

10 - Palauta tiedostot vioittuneesta Word-asiakirjasta

Jos et pysty avaamaan Word-asiakirjaa, se on todennäköisesti merkki, että asiakirja voi olla vioittunut. Voit palauttaa asiakirjan käynnistämällä Microsoft Wordin, napsauttamalla Tiedosto> Avaa> Selaa> valitsemalla asiakirja. Napsauta Avaa-valikkoa ja valitse sitten Avaa ja korjaa.

Jos pystyt avaamaan asiakirjan onnistuneesti, käytä mahdollisuutta kopioida sisältö, liittää se uuteen asiakirjaan ja tallentaa se.

Nämä ovat vain perusasioita, kun olet valmis, voit siirtyä oppimaan muita Microsoft Wordin tärkeitä ominaisuuksia, kuten luomista välilehdet ja jäljitä muutokset. Onko Microsoft Wordissa erityisiä ominaisuuksia, joita rohkaiset käyttäjiä oppimaan? Mitkä ovat eniten käytettyjä ominaisuuksia ja toimintoja? Kerro meille kommenteissa.