10 välttämätöntä Outlook-vinkkiä

Saatko kaiken hyödyn ohjelmasta, kun käytät Outlookia? Outlook-työpöytäohjelma on energiankäyttäjän paratiisi, jolla on enemmän ominaisuuksia kuin Sveitsin armeijan veitsellä, ja valitettava totuus on, että monet ihmiset vain päätyvät sen uhriksi. Sen ei tarvitse olla sinä! Vaikka on satoja ehdotuksia ja temppuja tämän painavan sähköpostin käyttämiseen Pidimme sen lyhyenä ja koonnimme luettelon kymmenestä suosituimmasta, jotka ovat hyödyllisimpiä ja yleisimpiä unohdettu. Näiden vinkkien avulla voit olla varmempi, tehokkaampi ja vähemmän hämmentynyt olitpa töissä vai hallinnoitko tietokoneesi sähköposteja.

1. Nopea esikatselu jokaiseen Outlook-osioon
Tarvitsetko nopean kuvan kalenterista? Ehkä sinun täytyy nopeasti nähdä, mitä tehtäväluettelossasi on jäljellä, ja löytää joku yhteyskirjastasi. Office 2013: ssa esiteltiin "peek preview" -ominaisuus, jonka avulla voit nähdä nopean yhteenvedon Kalenteri, Ihmiset ja Tehtävät -välilehdestä viemällä niiden päälle Outlookin alaosaan.

2. Pikavaiheet
Käyttääkö suuri osa ajastasi Outlookissa toistuvien tehtävien suorittamisessa? Helpota työnkulkua lisäämällä muutamia nopeita vaiheita, jotka voivat tehdä työsi puolestasi. Jokainen painike voidaan asettaa vastaamaan automaattisesti säilötyllä tekstillä, lähettämään edelleen sähköposteja, kopioimaan sähköposteja kansioihin, luomaan tapaamisia ja paljon muuta. Pikavaiheiden asettaminen voi vaikuttaa aluksi monimutkaiselta, mutta ei hätää, että olemme peittäneet sinut helppo seurata opetusohjelma aiheesta. On todella syytä ottaa aikaa oppia käyttämään niitä, jos käytät Outlookia päivittäin.

3. Ota keskustelunäkymä käyttöön
Vihata tai rakasta sitä siitä lähtien, kun Gmail on tehnyt ideasta valtavirran ihmisiä kiinnittämään sähköpostien lukemiseen keskusteluluetteloissa. Mikä vielä parempaa, tämän näkymän avulla voit helposti sivuuttaa kokonaiset sähköpostivirrat, jos joudut ryhmäkeskusteluun, jota et halua käydä. Sen muuttaminen on yhtä helppoa kuin sen napsauttaminen valintaruudussa postinauhan Näytä-välilehdessä.

4. Lisää uusi yhteyshenkilö, kun luet sähköpostia
Yhteysosoitteisiin kirjoittaminen manuaalisesti on niin 2003. Uudemmissa Outlook-versioissa (2007-2013) voit lisätä ihmisiä yhteystietoluetteloosi lukeessasi sähköpostia, jos napsautat heidän osoitetta otsikossa.

5. Tee lukematon sähköpostin erottelu
Microsoft Officen oletusvärit ja -fontit voivat jättää sinut haluamaan paljon enemmän. Vaikka en voi ehdottaa tiettyä värisarjaa, josta kaikki siellä olevat voivat sopia, voin kertoa teille, että mukauttaminen on ulottuvillasi. Siirry Näytä-nauhaan> Näytä asetukset> Muut asetukset ja ehdollinen muotoilu. Kussakin ikkunassa voit muuttaa paitsi väriä myös Outlookin kunkin tekstiosan fontin, koon ja tyylin. Lisätietoja yllä olevasta oranssista linkistä.

6. Toimituksen lykkääminen
Oletko koskaan lähettänyt sähköpostia vain saadaksesi ”OH CRAP! Miksi lähetin sen hetken heti myöhemmin? Olen käyttänyt tätä ominaisuutta vuosia, enkä voi kertoa sinulle kuinka monta kertaa se on pelastanut pekoni ja estänyt huonoja sähköposteja menemästä ulos. Vaikka tämä saattaa olla tärkeä yritystoimistossa, se on erityisen tärkeää, kun käsittelet asiakkaita, jotta sähköpostit olisivat oikeita ja välttäisivät vahingossa tapahtuvaa väärinkäyttöä. On riittävän helppoa viivyttää yhtä viestiä valintanauhalla koostumusikkunassa, mutta kaiken postituksen viivästyminen edellyttää oletuksena hieman monimutkaisempaa Outlook-sääntöä, joka on kuvattu paremmin seuraavassa: tämä linkitetty opas.

7. Sammuta People-paneeli
Se on ruma, se on tilaa vievä ja kiinnittää arvokkaita näytön kiinteistöjä. Vaikka Microsoft paransi huomattavasti Office 2013: n ihmisruutua, se on edelleen tuskaa useimmille käyttäjille. Onneksi he tekivät sen sammuttamisen erittäin helpoksi. Postimoodissa siirry Näytä-nauhaan ja napsauta Henkilöt-paneeli> Ei-painiketta, kun haluat sulkea sotkua lukemisikkunan alaosassa. Jos tarvitset sitä takaisin, tiedät nyt myös mistä löytää sen päälle -painikkeen, koska se on samassa paikassa.

8. Sammuta viestin esikatselut kansioruudussa
Useimpien sähköpostien kohdalla aihe ja lähettäjä ovat riittäviä tietääkseen, haluatko avata sen tai lukea sen. Viestin esikatselun poistaminen käytöstä antaa sinulle jopa 50% enemmän tilaa nähdä Saapuneet-kansiossa luetellut sähköpostiviestit. Se tarkoittaa, että voit käydä ne läpi nopeammin ja palata tekemään jotain tuottavampaa. Voit poistaa nämä käytöstä siirtymällä Näytä-nauhaan ja napsauttamalla Viestin esikatselu> Pois.

9. Loma (muistutus toimistosta)
Jos käytät Outlookia työhön, tämä ei ole ketterä asia. Asiakkaiden ja kollegoiden tiedostaminen poissa kaupungista on paras tapa välttää se, mikä muuten voi muuttua vihaiseksi väkijoukkoksi ihmetteleen, miksi et koskaan lähettänyt näitä TPS-raportteja perjantaina. Voit tehdä tämän muutamalla tavalla. Yksi sisältää kokouksen perustamisen muistutukseksi. Toinen tapa on asettaa sääntö, joka on samanlainen kuin alla olevassa kuvakaappauksessa. Mutta sitä, jota useimmat ihmiset käyttävät, kutsutaan ulkoiseksi avustajaksi edellyttää, että sähköpostisi isännöidään vaihtopalvelimella.

10. Säästä itsesi vahingossa tapahtuvista vastauskameroista
Vaikka ääni ripulin takia hauskanpito on vähiten huolenaiheitasi, on vielä paljon asioita, jotka todennäköisesti jäävät vain valittujen postilaatikoihin. Tämä vinkki sisältää Outlook-laajennuksen asentamisen, joka estää tai ainakin varoittaa sinua, jos aiot lähettää sähköpostia jokaiselle vastausluettelossa olevalle henkilölle, kun lähetät sen vain henkilölle. Sinä pystyt Lataa laajennus täältä Microsoft.com-sivustosta. Suorita vain .msi-tiedosto ja asennus on helppoa.