Opas asiakirjojen jakamiseen Google-dokumenteissa, Sheetsissa ja Slidesissa

Miten

TekijäSandy Writtenhouse

Viimeksi päivitetty9. marraskuuta 2020

Yksi suurimmista asioista verkkopohjaisten sovellusten, kuten Google Docs, Google Sheetsja Google Slides on kyky jakaa asiakirjoja helposti. Tämän avulla voit tehdä yhteistyötä työtovereidesi tai tiimisi kanssa raporteissa, esitteissä, kaavioissa, diaesityksissä ja muussa.

Kuten milloin asiakirjojen jakaminen Wordin, Excelin ja PowerPointin kanssa, Google-sovellukset tarjoavat sinulle erilaisia ​​vaihtoehtoja. Voit valita, miten haluat jakaa asiakirjan ja mitä haluat antaa yhteiskäyttäjien tehdä sen kanssa. Jos olet uusi jakamiseen yhden tai kaikkien kolmen kanssa, tämä opas opastaa sinut läpi.

Jaa ihmisten tai ryhmien kanssa

Yksi tapa jakaa asiakirja Google Docsissa, Sheetsissa tai Slidesissa on jakaa se suoraan tiettyjen ihmisten tai ryhmän kanssa. Näin voit lisätä sähköpostiosoitteen jokaiselle henkilölle tai valita ryhmän ihmisiä Google-yhteystiedoistasi.

1. Klikkaa Jaa -painiketta oikeassa yläkulmassa tai Tiedosto > Jaa valikosta.
2. Napsauta ponnahdusikkunan yläosassa Lisää ihmisiä ja ryhmiä.
3. Valitse ihmiset luettelosta tai kirjoita heidän sähköpostiosoitteensa kenttään.
4. Valitse ruudun oikealla puolella olevasta avattavasta luettelosta Katselija, Kommentoija tai Editori. Sallittu etuoikeus koskee kaikkia Lisää ihmiset -ruutuun. Voit muuttaa näitä oikeuksia napsauttamalla asetukset -painike (rataskuvake) oikeassa yläkulmassa.
5. Voit myös valita valintaruudun Ilmoita ihmisille (sähköpostitse) ja lisää a Viesti jos pidät.
6. Klikkaus Lähettää kun olet valmis.

Jos jaat muiden kanssa, joiden sähköpostiosoitteeseen ei ole liitetty Google-tiliä, näet ilmoituksen. Jos haluat jatkaa sen jakamista, napsauta Jaa joka tapauksessa.

Aseta erilaiset käyttöoikeudet ihmisille

Kun käytät yllä olevia vaiheita asiakirjan jakamiseen, antamasi oikeudet koskevat kaikkia ryhmän jäseniä (vaihe 4). Voit kuitenkin antaa yksittäisille ihmisille tai ryhmille erilaisia ​​etuoikeuksia, jos haluat.

Noudata yksinkertaisesti vaiheita lisätäksesi jokaiselle henkilölle haluamasi oikeudet erikseen. Ehkä haluat esimerkiksi, että yhdellä henkilöllä tai ryhmällä on katseluoikeudet ja toisella editorin käyttöoikeudet.

Olisit lisää jokainen henkilö, valitse Katsoja, ja sitten Jaa. Seuraavaksi niille, joille haluat saada editori-oikeudet, lisää jokainen henkilö, valitse Toimittaja, ja sitten Jaa.

Näet sitten jokaisen henkilön sekä erikseen antamasi oikeudet.

Jaa linkki asiakirjaasi tiettyjen ihmisten kanssa

Toinen helppo tapa jakaa asiakirjasi on linkki. Näin voit kopioida ja liittää linkin itse sähköpostiin, muistiinpanoon tai muuhun paikkaan.

1. Klikkaa Jaa -painiketta oikeassa yläkulmassa tai Tiedosto > Jaa valikosta.
2. Napsauta mitä tahansa kohtaa ponnahdusikkunan alaosassa Hanki linkki
3. Ennen kuin kopioit linkkiä, valitse linkin alla oleva avattava ruutu ja valitse Rajoitettu. Tämä tarkoittaa, että vain edellisessä osiossa lisäämäsi henkilöt voivat käyttää asiakirjaa.
4. Seuraa tämän opetusohjelman ensimmäisiä vaiheita kohdasta "Jaa ihmisten tai ryhmien kanssa" lisätäksesi ihmisiä. Sinä pystyt poista valinta Ilmoita ihmisille -kohdasta ruutu vaiheelle 5, koska jaat linkin heidän kanssaan itse.
5. Klikkaus Kopioi linkki lisätä URL-osoite leikepöydälle ja liittää se sitten tarvittaessa.
6. Klikkaus Tehty.

Jaa linkki asiakirjaan kenenkään kanssa

Jos aiot jakaa linkin monien ihmisten kanssa, kuten yrityksen intranetissä, voit yksinkertaisesti kopioida linkin lisäämättä ihmisiä.

1. Klikkaa Jaa -painiketta oikeassa yläkulmassa tai Tiedosto > Jaa valikosta.
2. Napsauta mitä tahansa kohtaa ponnahdusikkunan alaosassa Hanki linkki
3. Ennen kuin kopioit linkkiä, valitse linkin alla oleva avattava ruutu ja valitse Kuka tahansa, jolla on tämä linkki. Tämä tarkoittaa, että kuka tahansa, jolla on linkki, voi käyttää asiakirjaa.
4. Napsauta oikealla olevaa avattavaa ruutua ja valitse Viewer, Commenter tai Editor.
5. Klikkaus Kopioi linkki lisätä URL-osoite leikepöydälle ja liittää se sitten tarvittaessa.
6. Klikkaus Tehty.

Poista ihmiset, säädä käyttöoikeuksia tai muuta käyttöoikeuksia

Jos haluat poistaa henkilön, jolle jaat asiakirjan, muuttaa hänen oikeuksiaan tai muuttaa sitä, kuka voi käyttää asiakirjaa linkin avulla, voit tehdä nämä muutokset jakamisen jälkeen.

Klikkaa Jaa -painiketta oikeassa yläkulmassa tai Tiedosto > Jaa valikosta. Tee sitten jokin seuraavista.

• Poista henkilö: Napsauta ponnahdusikkunan Jaa ihmisille ja ryhmille -osiosta. Valitse heidän nimensä vieressä olevasta avattavasta luettelosta Poista.
• Säädä käyttöoikeuksia: Napsauta ponnahdusikkunan Jaa ihmisille ja ryhmille -osiosta. Valitse heidän nimensä vieressä olevasta avattavasta luettelosta Viewer, Commenter tai Editor.
• Muuta linkin käyttöoikeutta: Napsauta ponnahdusikkunan Hae linkki -kohtaa. Valitse rajoitettu tai kuka tahansa, jolla on linkki linkin alla olevasta avattavasta luettelosta.

Muista napsauttaa Tehty kun olet tehnyt jonkin näistä muokkauksista tallentaaksesi ja ottaaksesi muutokset käyttöön.

Jakaminen Google-dokumenteissa, Sheetsissa ja Slidesissa on helppoa

Kuten näette, jakaminen Google Docs, Google Sheetsja Google Slides on erittäin helppoa. Halusitpa jakaa kollegasi kanssa, joka voi muokata asiakirjaa tai lähettää linkin muille yrityksessäsi katsottavaksi, se on yksinkertaista!

Arvostelut

Mikä on henkilökohtainen pääoma? Vuoden 2019 katsaus, mukaan lukien kuinka käytämme sitä rahan hallintaan

Riippumatta siitä, aloitatko ensin sijoittamisen vai oletko kokenut kauppias, Personal Capitalilla on jokaiselle jotakin. Tässä on katsaus ...