10 vinkkiä sosiaalisen median käytännön luomiseen yrityksellesi: Sosiaalisen median tutkija

Käytäntö. Se voi olla likainen sana, etenkin sosiaalisen median yhteisöissä.

Miksi? Huonosti kirjoitettu sosiaalisen median käytäntö rajoittaa, estää ja tuhoaa sosiaalisen median sitoutumista - täsmällistä vastapäätä mitä yritykset haluavat.

Kuitenkin, hyvät sosiaalisen median käytännöt tukevat, suojaavat ja mahdollistavat korkealaatuisen sitoutumisen. Kyse on voimaantumisesta ja luottamuksesta.

Kuten Beth Kanter kirjoittaa,Luottamus on halvempaa kuin hallinta.”

Tässä artikkelissa selitetään, miten sosiaalisen median käytännöt eroavat muista käytännöistä ja antavat sinulle 10 vinkkiä tehokkaan sosiaalisen median käytännön luomiseen.

Miksi sosiaalisen median käytännöt?

Sosiaalisen median käytännöt ovat erilaisia. Useimmissa käytännöissä ja menettelyissä dokumentoimme, mitä henkilöstön tulisi tehdä tietyissä tilanteissa: "Jos näin tapahtuu, tee niin." Sosiaalisen median kannalta ei ole mitään keinoa tietää tarkalleen, mitä tilanteita voi syntyä - tai monissa tapauksissa - miten henkilökunnan tulisi käsitellä niitä parhaiten. Jokainen sosiaalisen median verkosto ja jokainen suhde on ainutlaatuinen ja sosiaalisen median ympäristö muuttuu päivittäin.

Riskit ovat epävarmoja. Tuomioistuimet tulkitsevat parhaillaan lakeja sosiaalisen median suhteen. Kunnes tämä tulkintaprosessi on kypsä - ja tämä kestää vuotta – organisaatiot toimivat ilman lopullista ohjausta. Mahdollisia aiheita ovat: työntekijöiden ja / tai asiakkaiden luottamuksellisuus, työsuhdekysymykset, tuotemerkin tunkeutuminen, väärä viestintä, roskapostitukset jne.

Kuinka edetä eteenpäin epävarmassa ympäristössä ja epäselvissä riskeissä?

Internetissä on satoja esimerkkejä sosiaalisen median käytännöistä. Jos etsit lähtökohtaa, löydät varmasti ideoita tässä ja tässä.

Toimivan politiikan luomiseksi - todella toimii - meidän täytyy ensin rakentaa pohja.

Tässä ovat 10 strategiaa, joita voit toteuttaa tänään.

# 1: Kerää joukkueesi

Sosiaalisen median politiikkaa ei voi kirjoittaa yksi henkilö yksin. Sen on oltava ainutlaatuinen organisaatiollesi, ja mieluiten siihen tulisi sisältyä palautetta monilta eri ihmisiltä, ​​joilla on erilaisia ​​taitoja.

Tiimikäsitys varmistaa, että keskeisiä riskialueita hallitaan asianmukaisesti ja että mahdolliset tulevat haasteet hoidetaan asianmukaisesti.

Sosiaaliseen mediaan suoraan osallistuvan henkilöstön lisäksi potentiaalisia tiimin jäseniä voivat olla: toimitusjohtaja, henkilöstöjohtaja, IT johtaja, markkinointi- / kehitysjohtaja, ohjelma- / osastojohtaja, sosiaalisen median taitava juristi ja vähintään yksi digitaalinen syntyperäinen.

Älä huoli, kaikkien tämän tiimin jäsenten ei tarvitse olla tietoisia sosiaalisen median toimintasi läheisistä yksityiskohdista. Ajattele sitä tällä tavalla: jos kriisi tapahtuu, mitä tietoja tiimilläsi on oltava (sosiaalisesta tiedotusvälineet ja oikeudelliset maisemat sekä organisaatiosi ja arvosi), jotta voidaan vastata asianmukaisesti sosiaaliseen media?

# 2: Keskity kulttuurin luomiseen

Sosiaalinen media on orgaanista. Se muuttuu joka päivä. Byrokraattinen politiikka ei todennäköisesti onnistu. Sen sijaan haluamme innovaatiokulttuuria, ideoiden jakamista, ongelmanratkaisua ja luovuutta. Sisäisen organisaatiokulttuurin ja politiikkojen välillä on suora yhteys. Itse asiassa kirjoittamamme politiikat muokkaavat kulttuuriamme.

Kun kirjoitat käytäntöjäsi, sisältää prosesseja, jotka vahvistavat arviointi- ja oppimiskulttuuria. Tässä on joitain huomioitavia kysymyksiä:

• WHO on sosiaalisen median tiimissäsi?
• Kuinka usein tapaavatko he?
• Miten ovat käsiteltyjä ongelmia / haasteita ja kuka?
• Miten sinä dokumenttiryhmäoppiminen?
• Kuinka voimme arvioida menestyksemme ja oppia epäonnistumisistamme?

Politiikoissasi voit tunnustaa sosiaalisen median kulttuuriarvot, kuten avoimuus, johdonmukaisuus, yhteys, luovuus ja nopeus. Nämä arvot mielessä rakentaa prosesseja, joissa korostetaan koulutusta, tukea ja arviointia.

Jos sosiaalisen median kulttuurin käsite on sinulle uusi, tutustu 26 Lupaavia sosiaalisen median tilastoja pienyrityksille. Se tarjoaa erinomaisen yleiskuvan sosiaalisen median maisemista ja siitä, miksi se vaikuttaa yrityksiin.

# 3: Harkitse oikeudellisia seuraamuksia, mukaan lukien kansallinen työsuhteiden arviointilautakunta (NLRB)

Monet sosiaalisessa mediassa esiin tulevista oikeustapauksista ovat työsuhdekysymyksiä. Kansallinen työsuhdelaki (NLRA) annettiin ensisijaisesti työntekijöiden järjestäytymisoikeuksien suojaamiseksi.

Perinteisesti työntekijöiden järjestäminen tapahtui henkilökohtaisesti tai puhelimitse. Sosiaalisen median myötä se tapahtuu myös verkossa. Ei ole väliä onko työntekijät ammattiyhdistys vai ei; heillä on oikeus keskustella työsuhteen ehdoista muiden työntekijöiden kanssa.

Tämä tarkoittaa, että jopa rento keskustelu Facebookissa työoloista voidaan suojata NLRA: n nojalla. Jokainen tilanne on erilainen, mutta lopputulos on seuraava: Ole erittäin varovainen kertoessasi työntekijöille, mitä he voivat ja mitä eivät voi tehdä omilla sosiaalisen median sivustoillaan. Tämä kieli voi nopeasti palata.

Elokuussa 2011 NLRB antoi muistion näistä 14 tapauksesta. Tässä muistiossa annettiin selityksiä tapauksista ja perustelut tehtyjen päätösten taustalla. Suosittelen erittäin työnantajia lue tämä muistio ja jaa se kaikkien kanssa sosiaalisen median tiimissä.

# 4: Erota yleiset käytännöt sivustokohtaisista ohjeista

Sosiaalisen median maisema muuttuu joka päivä. Jos käytäntösi keskittyvät kapeasti tiettyyn sosiaalisen median sivustoon, ne ovat vanhentuneita melko nopeasti. Yleensä politiikan pitäisi keskity iso kuva: kuka tekee mitä (roolit ja vastuut), yleiskatsaus siitä, miten he voivat / eivät voi tehdä sitä (esimerkiksi lainsäädännön noudattaminen ja tuotemerkin luominen) ja miksi me teemme sen ollenkaan (tarkoitus ja arvot).

Erilliset kirjalliset ohjeet voidaan luoda tietyn sosiaalisen median sivuston hämärän yksityiskohtien tallentamiseksi. Nämä ohjeet auttavat suunnattomasti henkilöstön vaihtuvuudessa. Prosessi ohjeiden laatiminen auttaa myös henkilöstöä ymmärtämään paremmin ja selittämään, mitä he tekevät ja miten.

# 5: Älä keksi pyörää uudelleen

On todennäköistä, että sinulla on jo monia sisäisiä käytäntöjä, jotka koskevat sosiaalisen median toimintaa. Tämä sisältää yksityisyyttä, valokuvien suostumusta, Internetin käyttöä, matkapuhelimen käyttöä ja monia muita koskevia käytäntöjä.

Sinä pystyt viittaa näihin käytäntöihin sosiaalisen median käytännöissä, kiinnittäen erityistä huomiota mahdollisiin sovellusten eroihin, joita voi olla tarpeen sosiaalisen median kanssa.

Esimerkiksi matkapuhelimesi käyttökäytännössä ei ehkä tällä hetkellä keskustella matkapuhelimen kameroiden valokuvien käytöstä. Kiitokset paikkamerkinnät, matkapuhelinten ottamat valokuvat sisältävät melkein yleisesti digitaalisen koodauksen, joka pettää tarkan sijaintisi valokuvan päivämääränä ja kellonaikana. Jos lataat matkapuhelimen kameralla otetun kuvan sosiaalisen median sivustoihisi, saatat antaa enemmän tietoa kuin tarvitaan.

Sosiaalisen median politiikassa saatetaan ottaa tämä huomioon vaatimalla henkilöstöä käytä ohjelmistoa poistaaksesi valokuvat paikkatunnistetiedoista ennen valokuvien lähettämistä.

# 6: Sisällytä ulkoiset määräykset

Suurin osa oikeudellisista säännöksistä (mukaan lukien HIPAA, FERPA, oikeudenmukainen työ jne.) Ovat voimassa sekä verkossa että offline-tilassa. Käytä sosiaalisen median käytäntöjä muistuttaaksesi työntekijöitä siitä, että näitä sääntöjä on noudatettava. Missä mahdollista, anna selkeitä esimerkkejä siitä, minkä tyyppinen käyttäytyminen ei ole hyväksyttävää.

P.S.: Tämä on hyvä aika miettiä yrityksen vaatimustenmukaisuuskoulutusta. Sosiaalinen media vaikuttaa melkein kaikkiin elämämme ja liiketoimintamme osa-alueisiin. Jos yksityisyyttä, luottamuksellisuutta, brändäystä jne. Koskevassa koulutuksessa ei tällä hetkellä keskustella sosiaalisesta mediasta, on aika sisällyttää se.

# 7: Luo kaksi käytäntöä

Sitä pidetään parhaana käytäntönä on kaksi sosiaalisen median käytäntöä: yksi työntekijöille, jotka käyttävät sosiaalista mediaa työhönsä, ja toinen työntekijöille, jotka käyttävät sosiaalista mediaa henkilökohtaisessa elämässään.

Ensimmäisen, työhön liittyvään toimintaan keskittyvän politiikan tulisi olla kattaa kaiken mitä olemme keskustelleet täällä: määrittele joukkueesi, määritä roolit ja vastuut, tuotemerkin ohjeet ja selvitä, mitä sisäisiä ja ulkoisia politiikkoja on noudatettava.

Toisen politiikan tulisi keskittyä työntekijöihin, jotka käyttävät sosiaalista mediaa henkilökohtaisessa elämässään antaa työntekijöille tietoja siitä, mitä he voivat ja mitä eivät voi sanoa yrityksestäsi henkilökohtaisella sivustolla.

Jotkut organisaatiot - mukaan lukien sotilaalliset järjestöt ja terveydenhuolto - haluavat olla hyvin tarkka siitä, mitä työntekijät eivät saa jakaa verkossa.

Esimerkiksi liikesalaisuudet, asiakastiedot ja jopa työntekijöiden sijainti voidaan pitää ehdottomasti luottamuksellisina. Muut organisaatiot haluavat kannustaa työntekijöitä toimimaan brändin lähettiläinä. Jotkut menevät jopa niin pitkälle, että ne antavat ohjeita siitä, miten puhua yrityksestä verkossa. Haluat kuitenkin työntekijöidesi keskustele (tai älä keskustele) yrityksestäsi verkossa, anna heille ohjeita.

Kaksi varovaisuuden sanaa: 1) On vaarallista vaatia työntekijöitä käyttämään henkilökohtaisia ​​sosiaalisen median tilejä yhteydenpitoon yrityksesi kanssa verkossa. He voivat päättää tehdä niin, mutta olkoon se heidän valintansa. Viimeinen asia, jonka kukin johtaja haluaa, on oppia työntekijän yksityiselämästä enemmän kuin hänen tarvitsee tietää. 2) Ennen kuin kirjoitat käytännön, lue vihje nro 3 ja muistio National Labor Relations Review Boardilta. Se voi säästää paljon päänsärkyä tiellä.

# 8: Korosta koulutusta

Rajat henkilökohtaisen ja työelämän välillä hämärtyvät. Suurin osa työntekijöistä ei ole täysin ymmärtänyt haasteita, joita yksityisyyden heikkenemisen seurauksena voi kehittyä. Vanha sanonta oli, "Mitä tapahtuu Vegasissa, pysyy Vegasissa." Tänään tarkempi lausunto on, "Mitä tapahtuu Vegasissa, pysyy Facebookissa."

Kun luen sosiaalisen median oikeustapauksia, minusta näyttää siltä, ​​että monet tapaukset johtuvat työntekijän tietämättömyydestä, ei pahantahtoisuudesta. Monet työntekijät eivät ole täysin miettineet verkkokäyttäytymisensä seurauksia. Tarjoamalla kyberturvallisuuskoulutusta henkilöstölleen työnantajat ehkäisevät ongelmia ennen niiden alkamista.

Aivan kuten sinulla on kaksi käytäntöä, yksi työhön liittyvistä toiminnoista ja toinen työntekijöistä, jotka käyttävät sosiaalista mediaa henkilökohtaisessa elämässään, työntekijöiden koulutus voi myös kulkea kahdella tavalla:

• Tarjoa työhön liittyvää koulutusta organisaation puolesta sosiaaliseen mediaan osallistuvalle henkilöstölle. Jatkuva, säännöllinen koulutus auttaa pitämään organisaatiosi ajan tasalla ja antaa henkilökunnalle mahdollisuuden verkostoitua alan muiden kanssa.
• Kouluta koko henkilöstö Internetin turvallisuudesta. Tähän koulutukseen voi sisältyä kuinka suojautua tietoverkkorikollisuudelta ja kuinka luoda ja suojata verkkomaineemme.

Vastuullisen verkkokäyttäytymisen suhteen työnantajilla on ainutlaatuinen mahdollisuus kouluttaa eikä antaa tehtäviä. Tämä sitoutuminen osoittaa kunnioitusta työntekijöitä kohtaan. Työntekijät tuntevat olevansa arvostettuja, luotettavia ja innoitettuja. Kaikki hyötyvät.

# 9: Pyydä asianajajaa tarkistamaan käytäntö

Oikeudellinen neuvonta on kriittistä. On helppo johtaa väärin, etenkin työsuhteiden aloilla. Varmista, että sinä kysy asianajajalta, jolla on kokemusta alueella - veroasianajajalta ei ole paljon apua.

Oikeudellinen tarkastelu voi olla kallista; oikeusjuttu olisi kuitenkin räjähdysmäisesti kalliimpaa.

# 10: Älä anna sen kerätä pölyä

Verkkoympäristö muuttuu usein. Sosiaalisen median käytäntöjä tulisi tarkistaa vähintään kuuden kuukauden välein. Anna kaikkien ryhmän jäsenten tarkistaa käytäntö erikseen ja sitten yhdessä.

Kysy itseltäsi, onko tämä edelleen merkityksellistä? Auttaako tämä meitä tekemään töitämme? Kuinka sosiaalisen median ympäristö on muuttunut viime aikoina? Onko voimassa olevia oikeudellisia päivityksiä?

Sosiaalisen median politiikat eivät ole sosiaalisen median kiehtovin osa; Kuitenkin, jos heitä kehitetään hyvin, he voivat tukea, valtuuttaa ja sitouttaa henkilökuntaa, kun ne puolestaan ​​sitouttavat asiakkaasi.

Mitkä ovat ajatuksesi? Mikä on paras neuvo yritykselle, joka kirjoittaa sosiaalisen median käytäntöä? Jätä kysymyksesi ja kommenttisi alla olevaan ruutuun.