Kuinka luoda ilmainen tukipalvelujärjestelmä IssueBurnerin ja Gmailin avulla

Sähköpostipohjainen tehtävien hallinta on ollut konsepti, josta olen ollut kiinnostunut jo jonkin aikaa, ja uuden palvelun nimeltä IssueBurner, voi olla hyvä aika harkita vakavasti tehtävien hallintaa sähköpostitse. Ennen kuin IssueBurner tuli mukaan, minulla oli ollut ideani hankkia virtuaaliassistentti (VA), jonka voisin BCC kaikissa sähköpostini, jotka sisältävät tehtävän, muistutuksen tai tapaamisen, ja pyydä häntä lisäämään se kalenteriin, tehtäväluetteloon tai siihen, mitä sinä. Se olisi varmasti kätevä VA: n käyttö, vaikkakin ehkä kalliimpaa kuin sen arvoinen. IssueBurner kuitenkin automatisoi tämän toiminnon ilmaiseksi (ainakin toistaiseksi). Mielestäni pidän siitä.

Lyhyesti sanottuna, miten IssueBurner toimii. Voit luoda tehtäviä tai ongelmia sähköpostitse issues@issueburner.com. Kun teet niin, IssueBurner luo automaattisesti ongelman, joka liittyy sähköpostiosoitteeseesi ja kaikkiin sähköpostiosoitteisiin, jotka on lueteltu vastaanottajana jotta: tai CC: ala. Voit aloittaa ongelmien luomisen ilman kirjautumista, mutta kun luot tilin, voit tarkastella avoimia ongelmia ja kommentoida ongelmia. Tällä järjestelmällä on joitain tärkeitä etuja, jotka mielestäni todella toimivat yhteistyöryhmille ja asiakastukipisteille:

• Se kaikki perustuu sähköpostiin. Aiheita voidaan luoda ja seurata yksinkertaisella CC: llä.
• Sinun ei tarvitse IssueBurner-tiliä osallistuaksesi. Tämä tarkoittaa, että KAIKKI asiakkaasi voivat päästä alukseen kävelemättä heitä kirjautumisprosessin läpi (joka on joka tapauksessa kuollut).
• Se on mobiiliystävällinen. Jos voit lähettää sähköpostia, voit polttaa ongelman.
• Se auttaa erottamaan seurantakohteet tavallisista sähköposteista.
• Se toimii minkä tahansa sähköpostialustan kanssa. Outlookin, Gmailin ja muiden sähköpostiohjelmien avulla voit muuntaa sähköpostit tehtäviin, mutta IssueBurner antaa sinun jakaa ongelmat kaikkien sähköpostiympäristöjen välillä.

Jotta saat parhaan mahdollisen kilometrimäärän IssueBurnerista, sinun on käytettävä vähän luovuutta. Mutta yksi mielestäni ilmeinen sovellus on tukipalvelun luominen. IssueBurner -sovelluksella voit muuntaa saapuvat sähköpostit lippuiksi ja seurata tilaa ja kirjeenvaihtoa asiakkaan kanssa. Tapan kaksi lintua yhdellä kivellä osoittamalla kuinka IssueBurner toimii samalla kun perustat groovyPost “puhelinpalvelu" tukipalvelu. Päällä asiakas puoli (tai meidän tapauksessamme lukijat, koska meillä ei ole asiakkaita), se on yhtä yksinkertaista kuin sähköpostitse lähettäminen sähköpostitse neuvontapalveluun, jonka olen perustanut jack+help@groovypost.com. Mutta vastaaja puolella, siinä on vähän asennusta.

Ensimmäinen askel

Tilaa IssueBurner. Sinun tarvitsee vain käydä IssueBurner.com ja klikkaus Kirjaudu. Anna heille nimesi ja sähköpostiosoitteesi, ja olet valmis.

Huomaa, että sinun ei tarvitse välttämättä käyttää sähköpostiosoitetta, jota käytät saapuvien tukipalvelujen pyyntöihin.

Vaihe toinen

Luo ryhmä IssueBurneriin. Voit todella ohittaa tämän vaiheen, jos aiot omistaa tämän tilin yhteen tarkoitukseen, mutta jos haluat käyttää IssueBurneria muihin organisaatioihin ja tehtäviin, ryhmä on hyvä idea. Klikkausryhmät oikeassa yläkulmassa ja klikkausLuo ryhmä.

Kirjoita ryhmän nimi ja organisaatio. Tässä olen valinnut “auta”Ja“groovyPost.”

Huomaa, että tämä osoite ei tule näkyviin yleisölle. Sen sijaan he lähettävät sähköpostitse yllä mainitun osoitteen, joka on ainoa osoite, jolla voidaan käsitellä ongelmia. Tämä lisää kerros roskapostisuojausta, mutta antaa myös ammattimaisemman ilmeen sisällyttämällä oma verkkotunnuksesi sähköpostiisi. Nyt huomaa, että olen asettanut sen, jotta ongelmat voivat ilmoittaa kukaan. Tämä on toistaiseksi välttämätöntä, jotta voimme tarkistaa Gmailin edelleenlähetyssäännön. Haluat ehkä tulla takaisin ja muuttaa sen Vain ryhmän jäsenet myöhemmin.

KlikkausLuoda kun olet valmis.

Lisää seuraavaksi jäsenet, jotka voivat lisätä aiheita. Aiomme lisätä jack+help@groovypost.com. Voit lisätä muita, jos haluat. Sanoisin, että voisin myös lisätä jerry+help@groovypost.com tai tammy+help@groovypost.com, jos haluaisin muiden pystyvän lähettämään myös apupyyntöjä kentällä (ja jos näitä ihmisiä todella olisi olemassa). Muista: Google-sovellukset verkkotunnuksille- ja Gmail-tileillä kaikki, jotka lisäät + -merkin jälkeen, jätetään huomioimatta, mutta niitä voidaan silti käyttää suodatustarkoituksiin. Lukea edellinen viestimme lisätietoja Muokatut Gmail-osoitteet.

Viimeinen asia, jonka sinun pitäisi tehdä, on muuttaa vastausosoite. Tehdä niin, klikkaus ryhmät ja klikkaushoitaa ryhmän nimen vieressä. Alla Ryhmäasetukset, klikkausMuuttaa vieressä "Oletusosoite ja vastaussähköposti”. Näin tekemällä IssueBurner.com-sähköpostiosoitteesi pysyy yksityisenä.

Okei, nyt olemme kaikki asennettu IssueBurneriin. Siirrytään Gmailiin.

Vaihe kolme

Määritä edelleenlähetys Gmailissa. Tavoitteena on välittää kaikki sähköpostit, joille on lähetetty jack+help@groovypost.com että help.groovypost@issueburner.com. Tätä varten meidän on ensin varmistettava, että meillä on valtuudet välittää viimeksi mainittuun osoitteeseen. Gmailissa, klikkaus asetukset ja valitse Huolinta ja POP / IMAP. KlikkausLisää edelleenlähetysosoite ja kirjoita help.groovypost@issueburner.comtai mitä olet perustanut ryhmäsi IssueBurner-tilisi nimellä.

Tämän jälkeen Gmail lähettää IssueBurner-tilille sähköpostia vahvistuslinkillä. IssueBurner palauttaa tämän takaisin sinulle uutena numerona, joten sen pitäisi näkyä Gmail-postilaatikossa. Voit nähdä sen myös IssueBurner-tililläsi. Klikkaus se vahvistaa.

Vaihe neljä

Suodata mukautettuun Gmail-osoitteeseesi lähetetyt viestit. Klikkausasetukset ja valitse Suodattimet ja klikkaus Luo uusi suodatin. Kirjoita Vastaanottaja: -kenttään muokattu sähköpostiosoitteesi ja klikkausSeuraava askel.

Voit asettaa nämä säännöt haluamallasi tavalla, mutta koska IssueBurner ilmoittaa joka tapauksessa uusista ongelmista, haluan valita Merkitse luetuksi ja Ohita Saapuneet-kansio. Tärkein vaihtoehto valita on valita Lähetä se edelleen: ja valitse help.groovypost@issueburner.com. KlikkausLuo suodatin kun olet valmis.

Nyt olet valmis. Kokeillaan sitä.

Tehtävien luominen IssueBurner-ohjelmalla

Nyt meille perustetut Gmail-suodattimen ja olemassa olevan IssueBurner-ryhmän avulla kaikki sähköpostit lähetetään jack+help@groovypost.com muuttuu automaattisesti IssueBurner-ongelmaksi. Aiheen nimi on sähköpostin aihe, ja kuvaus on sähköpostin teksti. Oletetaan esimerkiksi, että joku lähetti minulle sähköpostin kysymyksestä Kuinka pysyvästi poistaa Facebook-tilisi.

Kun yllä oleva sähköposti on lähetetty, tapahtuu kaksi asiaa:

1. Aihe luodaan help.groovypost IssueBurner -ryhmään
2. Saan sähköpostin, jossa ilmoitetaan minusta sellaisenaan.

Huomaa, että ongelman ilmestyminen voi viedä muutaman minuutin.

Ja tässä se on Gmailissa ...

Vastaaminen tehtäviin

Jos käyttäjällä ei ole IssueBurner-tiliä, hänellä on säilötty vastaus, joka ilmoittaa heille, että ongelma on vastaanotettu. Heidät kutsutaan myös ilmoittautumaan.

Joten sanotaan vastauksena tähän lukijalle, että haluan ohjata heidät viestiimme poistamalla Facebook-tilisi. Voin vastata sähköpostiin, jonka sain IssueBurnerilta lisätäksesi Kommentti. Riippumatta lukijan ilmoittautumisesta, he saavat ilmoituksen, että aihe on päivitetty kommentilla.

Jos he kirjautuvat, he voivat seurata kaikkia kommenttejaan ja tilannettaan omalta IssueBurner-tililtään.

Lukija tai asiakas voi vastata sähköpostiin kommenttinsa avulla ilmoittamalla, korjaako ratkaisusi vai ei. Tämä lisätään tehtävään kommenttina, jota voit tarkastella omasta IssueBurner-kojelaudasta.

Asioiden hallinta ja päättäminen

Voit lajitella ongelmia ryhmän tai tilan perusteella osoitteessa IssueBurner.com.

IssueBurner.com-sivustolla on myös erittäin mukava mobiilisivusto.

Kun ongelma on ratkaistu, voit yksinkertaisesti sulkea sen IssueBurner-hallintapaneelista. Kaikille liittyville käyttäjille ilmoitetaan sellaisinaan. Vaihtoehtoisesti voit merkitä sen nimellä ”Myöhemmin", Joka voi olla hyödyllinen, jos ratkaisu on vireillä ja haluat seurata, kun se on saatavilla.

Saatat myös huomata täällä, että olen lisännyt sisäinen kommentti. Vain ryhmän jäsenet ja järjestelmänvalvojat voivat nähdä ne. Joten esimerkiksi jos haluat soittaa asiakkaalle huijauksella tai kehottaa kaikkia jättämään huomiotta hänen pyyntönsä, voit tehdä sen sisäisen kommentin avulla, ja he eivät ole viisaita.

johtopäätös

Kuten mainitsin, tämä on vain yksi IssueBurner-sovellus. Voit käyttää sitä yhteistyöhön ryhmien kanssa tai seurataksesi tehtäviä itse. Esimerkiksi, jos haluat muistuttaa itseäsi seuraamaan kontaktia, jos hän ei vastaa, mutta et välttämättä halua heidän näkevän IssueBurner-ongelmasi, voit BCC issues@issueburner.com. Tai voit käyttää sitä seurataksesi laskuja ja laskuja CC: n toimesta issues@issueburner.com aina sähköpostitse kirjanpitoosi. Jos olet taitava ja järjestäytynyt, IssueBurner voi olla avuksi tuottavuudellesi.

Huomaa, että IssueBurner on tällä hetkellävapaa, ja pysyy ilmaisena Beta-tilassa. Webyog, yritys, joka teki IssueBurnerin ja CloudMagic, lupaa ilmoittaa sinulle 60 päivää ennen hinnoittelurakenteiden käyttöönottoa. He eivät tiedä miltä se voi näyttää tulevaisuudessa, mutta sillä on todennäköisesti ilmainen ja maksettu versio.

Loppusanat Luin todella tämän järjestelmän, joten jos sinulla on palavia kysymyksiä, lähetä sähköpostia minulle jack+help@groovypost.com tai katso meidän foorumi.