Miksi inhoan paperittomia lausuntoja ja miten selviytyä niistä

Miten

mennessäDave Greenbaum

Viimeksi päivitetty23. heinäkuuta 2019

Joka toinen viikko näen kokevan yrityksen, joka rohkaisee minua siirtymään paperittomaan laskutukseen. He lahjoittavat minua, mutta olen oppinut kovan tavan torjua tätä ”mukavuutta” ja valinnut aina oikean laskun. Kun olen hävinnyt taistelun, kehitin hyödyllisiä strategioita ongelmien estämiseksi.

Myyntipiste paperittomalle laskutukselle

Kuulen kaiken. Paperi on riskialtista. Joku voi siepata laskun postilaatikostasi ja varastaa henkilöllisyytesi. He voivat varastaa sen roskakoristasi. Voi ei! Tietenkin, kun he näkevät laskun, he saattavat huomata, että heillä ei ole paljon varastamista. Paperi on hankalaa. Paperiniput kasaantuvat ja ne on käsiteltävä. Jos vihaat sotkua, vihaat paperia. Vihaat vaivaa avata kirjekuori ja lukea lasku. Voit saada paperin leikkauksen! Ennen kaikkea paperiton on ympäristölle parempi.

Vähemmän paperia tarkoittaa vähemmän puiden tappamista.

Kaikilla näillä eduilla on totuus heille. Varas voi varastaa tietoja postilaatikostasi ja aiheuttaa ongelmia. He voisivat saada tilinumeroita ja käyttää niitä kohdennetussa sosiaalisen suunnittelun huijauksessa. Paperi kasaantuu. Tiedän, että minun on arkistoitava nämä jutut joka kuukausi. Kunnioitan myös sähköisten lausuntojen ympäristönäkökohtia. Kierrän kaiken, ja minäkin viha roskapostia.

Pehmeä myynti ja kova myynti saada sinut vaihtamaan

Jotkut myyjät antavat pehmeän myyntiä. He kirjoittavat minut piirustukseen ilmaisia ​​tuotteita tai palveluita varten. AT&T kertoi äskettäin minulle, että voisin saada paljon pisteitä laskustani, mutta vain jos teen paperitonta laskutusta. Muutama paikka tarjosi minulle lausuntohyvityksiä tai lahjakortteja. Pysyin silti.

Vaikeinta on myydä se, että en voi ladata taloudellisia tietoja Mint- tai Quicken-palveluihin, ellei mennä paperittomaan. Pankkini veloittaa nyt 2,00 dollarin maksun, jos haluan lausunnon kuukausittain. Luulen, että paperi on heille todella kallista.

Argumentti paperittomasta laskutuksesta

Kansallinen kuluttajaoikeuskeskus (NCLC) analysoi paperitonta laskutusta ja totesi, että käsite ei ole kuluttajaystävällinen. Jotkut syyt ovat ilmeisiä, kuten laajakaistayhteys ja ikääntyneiden kuluttajien tekninen taju.

Jopa tekniikan taitajan on oltava varovainen paperittomalla laskutuksella. Olemme kaikki hätääntyneet sähköpostitse. Ensi silmäyksellä et voi tietää, onko kyse sähköpostiviestissä laskusta tai tarjouksesta. Jos et ole varovainen luopumaan markkinointiviesteistä, et sinä, tai roskapostisuodatin, ehkä pysty tunnistamaan eroa.

Kun puhutaan pienistä, koska yhä useammat ihmiset tarkistavat sähköpostia matkapuhelimella, nämä lausunnot ovat vaikeammin luettavissa. Jos paperiton lasku on vain pdf, tarvitset joko poikkeuksellisen kuvan tai vakaat kädet puristaaksesi ja zoomataksesi jokaista latausta. Todennäköisemmin saat kuvan "näyttää hyvältä" ja siirryt seuraavaan sähköpostiin. Jos laskut ovat automaattisen maksun mukaisia, sinulla ei ole paljon syytä lukea tiliotteita. Tämä "mukavuus" saa sinut kaipaamaan virheitä, jotka maksavat sinulle rahaa. Jos varas testaa luottokorttiasi, voisitko aina nähdä sen pienen maksun?

Paperilaskut muistuttavat meitä, että lasku erääntyy. Kun saat paperin, sillä on eräpäivä, josta sinun on pidettävä huolta. Voit lähettää sen jääkaapiin tai siirtää sen puolisollesi tai kirjanpitäjällesi. Sotku ja käsittely tai paperi ovat ominaisuus, ei virhe. Tämä ominaisuus auttaa vanhempien kuluttajien perheenjäseniä seuraamaan laskuja.

Lopuksi NCLC huomauttaa, että paperi on pysyvä tietue tilistäsi. Kun riita on, sinulla on ajoitettu tilannekuva. Jos he tekevät virheen, sinulla on todiste siitä, että olet maksanut laskun. Jos sinua tarkastetaan, sinulla on paperikopioita kaikesta. Jos asiakas kuolee, tämä pysyvä tietue auttaa perheenjäseniä löytämään puuttuvat tilit.

Kun tilitiedot ovat kaikki sähköisiä, niihin kohdistuu kaikki tietokoneisiin ja sähköposteihin liittyvät riskit. Jos menetät pääsyn sähköpostiisi hakkeroinnin tai salasanan rikkomisen takia, kadotat nämä sähköiset laskut. Myyjät huomauttavat, että fyysinen posti on riski. Olet todennäköisemmin hakkeroitu tai sieppaamasi sähköpostiosoite kuin kukaan menee postiosoitteeseesi. Jos otamme tämän perheenjäsenen katoamisen skenaarion, heidän sähköpostiosoitteisiinsa saaminen saattaa viedä viikkoja. Fyysiset laskut ja lausunnot tulevat kuitenkin tulemaan, ja kuka tahansa voi avata ne.

Vaikka olet ahkera ja pidät PDF-tiedostoja kaikista laskuistasi, niitä saattaa olla vaikea löytää. Suurimmalla osalla lataamiasi lauseita on yleisiä nimiä, kuten ”lause_03_05_16” tai jotain muuta salaista. Voin käyttää Spotlightia Mac-tietokoneellani löytääksesi ne, mutta niin ei aina ole.

Kauheat kokemukseni paperittomasta laskutuksesta

Minulla on muutama. Aloitan luottokortin käsittelyn yritykselleni. Kyseinen yritys ei antanut vaihtoehtoa fyysisiin lausuntoihin. He ovat kaikki verkossa. Eräänä päivänä he satunnaisesti päättivät sulkea tilini. En ole varma miksi, mutta mielestäni sillä oli jotain tekemistä luottotietojeni jäädyttämisen kanssa. Menetin pääsyn kaikkiin aiempiin talletuslomakkeihini. En ollut sovittu muutaman päivän ajan ja minua ei lukittu tietooni. En tiennyt kuka maksoi yrityksestäni. Paras, jonka käsittelyyritys tekisi, on kertoa minulle puhelimitse. Minulla ei ollut myöskään mitään esitellä kirjanpitäjälleni vuoden lopun veroja. Onneksi kaikki oli Quickbooksissa, ja minulla oli sisäiset kuittimme kaiken uudelleen luomiseksi. Tuon tapauksen olisi pitänyt opettaa minua tekemään PDF-tiedostoja tiliotteistani, mutta niin ei käynyt.

Kun Costco siirtyi American Expressistä Citibankiin, palasin jälleen paperittomalla laskutuksella. Olin ahkera ja minulla oli PDF-tiedostoni jokaisesta kuukaudesta. Sitten kiireinen ja unohdin muutaman kuukauden. Kun menin lataamaan se, osuin tähän ruutuun.

Onneksi nämä tiedot olivat Citibankin tilillä, joten kriisi vältettiin. Tämä tapaus sai minut huutamaan tietokonettani (ja itseäni) siitä, että olen vastuussa paperittomasta laskutuksesta.

Toisen kerran minulla oli riita lääkärin kabinetin kanssa. He vaihtoivat laskutusyrityksiä. Yhtäkkiä minulla oli lasku 4 vuotta sitten, he sanovat, ettei sitä ollut maksettu. Sitten he uhkasivat keräystä. En tietenkään pääse vanhaan laskutusjärjestelmään verkossa, vaikka he sanoivat voivansa. Vasta kun faksin heille kopioivat laskun, he poistivat laskun. Minun piti faksata, koska he eivät hyväksy sähköposteja, vaikka laskut lähetetään sähköpostitse. Mene kuva.

Tilanteeni ei ole ainutlaatuinen. Kun suljet tilin, menetät yleensä pääsyn historiallisiin tietoihin. Jos huomaat ongelman myöhemmin, kuten ylihinta, sinulla voi olla vaikeuksia todistaa syyttömyyttäsi. Ystävälläni oli tämä ongelma palauttaessa digisovitin kaapeliyhtiölleen. Hänen laskunsa asetettiin suorittamaan automaattinen maksu pankin kautta, ja hänen viimeinen laskunsa oli ylimääräinen 200 dollaria. Hän yritti soittaa kaapeliyhtiölle, mutta hänellä ei ollut tilinumeroa, eivätkä he löytäneet mitään hänestä. Vain asiakaspalvelun edustaja pystyi löytämään aktiivisia asiakkaita. Vasta kun se siirtyi kokoelmiin, hän sai ratkaisun.

Oikea tapa hyväksyä paperittomat laskut

Jos se ei maksa sinulle, vältä heitä

Ympäristöasiantuntijana inhoan ylimääräistä paperia. Kaikista edellä mainituista syistä ja NCLC-artikkelissa mainituista syistä valitsen aina paperin. Mikään lahjuksen määrä ei vakuuta minua vaihtamaan. Jos kuitenkin pakotat minut maksamaan, minä todennäköisesti rakastan. Hirsin ja kierrän nämä lausunnot muutaman vuoden kuluttua, joten olen edelleen jonkin verran ympäristöä.

Poistuminen markkinointiviestistä ja luo sähköpostisuodattimia

Yksi sähköpostilausekkeiden ongelmista on laillisten tapahtumaviestien lajittelu mainosviesteistä. Tarkista kunkin yrityksen markkinointiviestejä koskeva käytäntö ja opt-out tai tilauksen peruutus niin monelta kuin pystyt. Älä merkitse niitä vain roskapostiksi sähköpostiohjelmassa; sähköpostiohjelmasi saattaa kohdella kaikkia heidän viestejä roskapostina. Se tarkoittaa, että kaipaat lausuntoa.

Tyypillisesti lauseellasi olevalla sähköpostiviestillä on sama aiherivi. Merkitsen, että viesti ei koskaan mene roskapostiksi. Asetin Gmailin antamaan viestille mukautetun tunnisteen ja tähden, joten muistan aina tarkistaa sen.

Asenna muistutuksia laskujen lataamiseen (ja maksamiseen)

Jos suoritat paperitonta laskutusta, et saa muistutusta postitse, että lasku erääntyy. Koska monet ihmiset suorittavat automaattiset maksut pankkiluonnoksen tai luottokortin kautta, saatat jättää kyseisen kuukausitiedoston kokonaan sivuuttamatta. Älä tee sitä virhettä. Sinulla on riski puuttua tiliisi liittyviä ongelmia.

Käytä sen sijaan kuukausittaista sähköpostia kuten tapaamista kalenterissasi. Aseta se toistuvaksi tapaamiseksi ladataksesi lausunnot myyjältä. Jos he lähettävät sinulle laskun sähköpostitse, etkä lataa mitään, käännä tämä sähköposti pdf-tiedostona ja lataa se tietokoneellesi. Sen pitäminen sähköpostissa ei ole tarpeeksi turvallista, jos et voi menettää pääsyä sähköpostitilillesi. Joka kuukausi sinun on ladattava selvitys. Muutoin törmäät kaikkiin aiemmin mainittuihin mahdollisiin ongelmiin. Sinun ei tarvitse tulostaa niitä, mutta et voi vain luottaa siihen, että tiedot ovat saatavilla, kun tarvitset niitä. Siksi sinun on otettava hallinta.

Eläke-sijoitustililläni ei ole laskua sinänsä, mutta sillä on kuukausittainen selvitys. Asetin muistutuksen joka kuukausi näiden tietojen lataamiseksi. Vaikka he lähettävät minulle sähköpostia muistuttaaksesi lausunnon lataamisesta, pidän aktiivisuudesta.

Lajittele ja luokittele ladatut lausunnot

Kun olen ladannut raportin, seuraava asia, jonka teen, on vaihtaa ladatun tiedoston nimi. Voit luoda oman strategian, mutta minun on myyjän nimi, tilinumeron neljä viimeistä ja sitten päivämäärä. Esimerkiksi tiliotteeni voi olla Bank_1234_01_12_16.pdf. Tämän jälkeen luon kansion jokaiselle tilille ja siirrän sen sinne. Sain liukas ja käytin Pähkinänruskea siirtää ne kansioon kauppiaan perusteella.

Varmuuskopioi tietokoneesi

Tiedän, että olet ollut kertoi tämän monta kertaa, mutta voimme yhtä hyvin toistaa sen. Vaikka on epätodennäköistä, että paperitietueesi tuhoutuvat, kiintolevy saattaa vioittaa tai tietokoneesi saattaa saada viruksen. Jos et varmuuskopioi, sinulla ei ole sitä historiallista lauseketta, jos se on kaikki sähköinen.

Kokeile taloushallinnon ohjelmistoja, kuten Mint tai Quicken

Vaikka sinulla olisi ladattuja raportteja, voi olla vaikea löytää tapahtumaa. Pidän siitä lisätystä turvallisuudesta online-ohjelma tarkistaa lausuntoni minulle. Kun minulla oli ongelmia Costco-tilini kanssa, löysin tarvitsemani tavarat Rahapajasta.

Hyväksy se, mitä et voi muuttaa

Lisää yrityksiä on siirtymässä tähän paperittomaan strategiaan, jolloin tilin hallinnointitaakka siirtyy sinulle. Jos suostut näiden lausuntojen hallintaan, suojaat omaisuuttasi. Paperiton ei ole turvallisempaa tai kätevämpää kuin paperi, mutta se on väistämätön kustannusten muutos.