Kuinka käyttää sähköpostien yhdistämistä Microsoft Wordissa eräasiakirjojen luomiseen

Miten

mennessäAndre Da Costa

Viimeksi päivitetty12. heinäkuuta 2019

Mail Merge on yksi Microsoft Wordin klassisista ominaisuuksista, joita käytetään ainutlaatuista tietoa sisältävien joukkoasiakirjojen tuottamiseen. Joitakin esimerkkejä siitä, mistä se voi olla hyödyllistä, ovat esitteet, uutiskirjeet tai massapostituksissa käytetyt materiaalit. Tässä artikkelissa näytämme sinulle, miten sähköpostien yhdistämistä käytetään Microsoft Wordissa.

Mail Merge -ominaisuuden käyttäminen Microsoft Wordissa

Tässä esimerkissä luon asiakirjan, joka kutsuu ystäviä tapahtumaan. Yhdistämiskirjeessä on kaksi komponenttia; pääasiakirja ja tietolähde, kuten tapahtumaan kutsuttujen henkilöiden nimet ja osoitteet. Kun olet kerännyt tiedot tietolähteelle, Word käsittelee kunkin kutsutun vieraan asiakirjat.

Ensimmäinen askel on, että kaikilla vastaanottajilla on yksilölliset tiedot, nimeltään kentän nimi, kuten nimi, osoite ja tervehdys. Toinen tärkeä osa postien yhdistämisasiakirjan luomista on lomake, joka sisältää vastaanottajalle toimitetut tiedot. Seuraava esimerkki kirje sisältää viisi kenttää, jotka minun on sisällytettävä jokaiseen asiakirjaan.

Käynnistä ohjattu sähköpostien yhdistäminen

Luo uusi tyhjä asiakirja Microsoft Wordiin ja valitse Postitus-välilehti> Käynnistä postien yhdistäminen> Ohjattu postin yhdistäminen.

Kun ohjattu postin yhdistäminen tulee näkyviin, valitse Kirjaimet -valintaruutu ja napsauta sitten Seuraava: Aloitusasiakirja.

valita Käytä nykyistä asiakirjaa ja jatka sitten seuraavaan vaiheeseen valitaksesi vastaanottajat. Ohjattu postin yhdistäminen antaa sinulle mahdollisuuden käyttää olemassa olevaa asiakirjaa. Jos minulla olisi jo kirje valmisteltu, voisin vain muokata kenttien nimiä tietolähteen perustana.

Ohjattu postin yhdistäminen on tehokas. Voit käyttää vastaanottajaluettelossa useita lähteitä, joihin sisältyy Microsoft Access Database tai Excel Spreadsheet. Luon tätä artikkelia varten tietolähteeni tyhjästä valitsemalla, Kirjoita uusi luettelo ja napsauta sitten Luoda.

Luo ja tallenna tietolähde

Esillä olevalla kentällä oleva lomake esitetään. Tämä ei ehkä ole ihanteellinen, koska emme ehkä halua joitain näistä alueista, ja se saattaa hämmentää meitä. Joten poistamme ja muokkaamme joitain kentän nimiä; Klikkaa Muokkaa sarakkeita painiketta tehdä niin.

Jos palaat takaisin mallidokumenttiin, huomaat, että meillä oli vain viisi kenttää, kun taas Wordin tarjoamat esitäytetyt kentät ovat yhteensä 13. Jotkut niistä ovat tärkeitä, joten pidämme vain haluamamme. Voit poistaa kentän valitsemalla sen ja napsauttamalla Poista.

Vahvista poisto napsauttamalla Kyllä. Toista tämä vaihe kaikille osille, joita et halua.

Koska meillä ei ole joitain tarvittavia kenttiä, nimeämme olemassa olevat kentät uudelleen ja lisäämme ne uusia.

Valmistuttuaan kenttänimiluettelon tulisi olla sama ja samansuuruinen kuin malli-asiakirjassamme on kuvattu. Klikkaus kunnossa vahvistaaksesi muutokset.

Jatka kenttien täyttämistä kunkin vastaanottajan nimillä ja osoitteilla, kun olet valmis, napsauta OK.

Tallenna tietolähde, joka sulautuu lopulliseen asiakirjaasi.

Esikatselu sähköpostien yhdistämisen vastaanottajista esitetään. Jos haluat tehdä muutoksia, kuten muokata tai lisätä kentän, valitse tietolähde ja napsauta sitten Muokkaa. Kirjoita sitten kirje ja kirjoita sitten yhdistämiskentät tarvittaessa.

Lisää yhdistämiskentät

Lisää yhdistämiskenttä valitsemalla postituksia -välilehti, napsauta sitten Lisää yhdistämiskenttä ja valitse sitten yhdistämiskenttä. Toista vaiheet, kun haluat täyttää asiakirjan asianmukaisilla yhdistämiskentäillä.

Kun olet valmis, tallenna kirje, jota kutsutaan lomakkeeksi. Jos tiedät, saatat käyttää asiakirjaa samankaltaisella rakenteella ja voit valita vaihtoehdon käyttää sitä uudelleen olemassa olevassa asiakirjassa ohjatun postin yhdistämisen aikana.

Yhdistä lopullinen asiakirja

Täältä tulee hauska osa, asiakirjan yhdistäminen. Valitse postituksia -välilehti ja napsauta sitten Valmis ja yhdistä -painike ja napsauta sitten Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja.

valita Kaikki napsauta sitten OK.

Se siitä. Nyt kaikki asiakirjat ovat valmiita tulostamaan tai tarkistamaan.

Nämä ohjeet toimivat myös Microsoft Word 2013, 2010 ja 2007 -versioissa. Jos tuot asiakirjoja, kuten varmenteita, Mail Merge -toiminnot toimivat myös Office-sovelluksissa, kuten Microsoft Publisher.

Lisätietoja käytön vinkkejä Microsoft Office, tutustu seuraaviin artikkeleihin tai selaa kokonaista arkisto Office-artikkeleita.

• Musteen aktivointi ja käyttö Word 2016: ssa
• Kuinka seurata muutoksia Word 2016 -asiakirjoissa
• Paranna tuottavuuttasi välilehdillä Microsoft Wordissa